DOEACC NIELIT Manipulation of Cells Study Material in Hindi

  DOEACC NIELIT Manipulation of Cells Study Material in Hindi :  आप सभी का फिर से स्वागत करते है हमारी CCC Study Material, CCC Study Material in Hindi की पोस्ट में जिसमे आज आप पढ़ने जा रहे है Manipulation of Cells (CCC Study Material) | DOEACC NIELIT CCC Manipulation of Cells Study Material Question Answer Paper Notes में आप और आगे सीखेंगे की एक वर्कशीट में टेक्स्ट, नुम्बेर्फ़ और डेट्स एंटर करना | हमने अपनी पिछली पोस्ट में आपको Elements of Electronic Spreadsheet (CCC Study Material) के बारे में बताया था जिसका आगे का भाग आप इस पोस्ट में पढ़ने जा रहे है | हमारे आने वाली पोस्ट में आप Spreadsheet के CCC Question Answer, CCC Question Answer Paper, Solved paper Practice Set Exercise, CCC Study Material in PDF Download पढ़ेंगे | जल्द ही आपको आने वाली पोस्ट में CCC Study Material in English, CCC Study Material in English PDF में मिलेनेंगे जिसे आप Download कर पायेंगे | CCC Study Material in Hindi in PDF में भी आप Download कर पायेंगे |

सेल्स का मैनिपुलेशन (Manipulation of Cells) (CCC Study Material)

एक्सेल की पॉवर डाटा आइटम्स को स्टोर करने, मैनिपुलेट करने और उन्हें डिस्प्ले करने में होती है | लेकिन डाटा को मैनिपुलेट और डिस्प्ले करने से पहले आपको चाहिए की आप उन्हें सही तरीके से एंटर करें | इस सैक्शन में एक्सेल वर्कशीट में एंटर किये जाने वाले डाटा के प्रकार के बारे में बताया गया है | एक सेल में एंटर किये जाने वाले डाटा के प्रकार

(Type of Data Entered in a Cell) (CCC Study Material in Hindi)

एक सेल में 4 अलग अलग तरह के डाटा हो सकते है | ये है:

• टेक्स्ट (Text)
• न्यूमरल (Numerals)
• लॉजिकल वैल्यूज (Logical Values)
• एरर (Error)

टेक्स्ट एक सेल में टेक्स्ट में लेटर्स, नंबर्स और कीबोर्ड सिम्बल्स का कोई भी कॉम्बिनेशन (Combination) शामिल हो सकता है |

• एक सेल में 32,000 कैरेक्टर्स तक डाले जा सकते है |
• यदि कॉलम की विड्थ, एक टेक्स्ट स्ट्रिंग को, एक सेल में देखने में पूरा फिट होने से रोकती है तो डिस्प्ले पास के सेल्स के उपर दीखता है | लेकिन जब पास के सेल भी भर जाते है तो डिस्प्ले ट्रंकेटेड (Truncated) हो जाता है

चित्र 1: सेल्स में एंटर किये गये अलग-अलग प्रकार के डाटा न्यूमरल्स न्यूमरल्स में सभी डेसीमल डिजिटस जैसे 0 से 9, जिन पर आप जोड़, घटाव, गुणा, भाग और अन्य मैथमेटिकल एवं स्टैटिस्टकल ऑपरेशन कर सकते है, होते है | स्प्रेडशीट प्रोग्राम जैसे एक्सेल 2010 में, न्यमेरिक कैलकुलेशन ही सबसे सामन्य कार्य है, जो आसानी से किया जाता है | इसलिए यह आवश्यक है क एक्सेल न्यूमरल्स को कैसे समझता है, इसे आप भी समझे |

• एक नुम्बर को कौमा लगाकर, साइंटिफिक नोटेशन्स (scientific notations) के साथ या अनेको न्यूमेरिक फ़ॉर्मेट्स में से एक के साथ प्रदर्शित किया जा सकता है | एक्सेल में नंबर्स के 2 पहलू होते है, पहला फ़ॉर्मेट प्रदर्शित करना और दूसरा वैल्यू स्टोर करना | फ़ॉर्मेट प्रदर्शन, को आप सेल में देख सकते है और वैल्यू का अर्हत कैलकुलेटेड वैल्यू से होता है, (जो आप फ़ॉर्मूला बार में देखते है)
• जब एक अनफ़ॉर्मेटेड (unformatted) नंबर, सेल में फिट नही होता है, तो यह साइंटिफिक नोटेशन के साथ प्रदर्शित होता है (देखें चित्र 1)
• जब एक फॉर्मेटेड नंबर ही सेल में फिट नही आता है तो नंबरचिह्न जैसे (#####) प्रदर्शित होते है|

लॉजिकल वैल्यूज आप सेल्स में लॉजिकल वैल्यूज जैसे ‘सही’ (True) या गलत (False) भी दाल सकते है | लॉजिकल वैल्यूज अक्सर कंडिशनल फ़ॉर्मूला ल्लिखने में प्रयोग की जाती है | इसके आलावा ऐसे भी कई फ़ॉर्मूला होता है जो लॉजिकल वैल्यूज वापस करते है | अत: यदि आप कहते है 3>4 तो इसका रिजल्ट False होगा | क्योकि 3 4 से बड़ा होता है | एरर एक एरर वैल्यू अलग तरह का डाटा होता है | उदाहरण के लिए यदि एक फ़ॉर्मूला, एक नंबर को 0 से डिवाइड करने की कोशिश करें तो इसका रिजल्ट होगा #DIV/0! Error Value.

एक वर्कशीट में टेक्स्ट, नंबर्स और डेट्स एंटर करना (CCC Notes in Hindi)

जब आप को स्टेट्स बार में Ready शब्द दिखाई देगा (देखें चित्र 1), तब आप वर्कशीट में डाटा एंटर कर सकते है | एक्सेल 2010 वर्कशीट में डाटा एंटर करने में ३ स्टेप शामिल है |

1. उस सेल को एक्टिवेट करो जिसमे आप डाटा एंटर करना चाहते है |
2. जो डाटा आप एंटर करना चाहते है उसे टाइप करो |
3. Enter key. Tab या कोई भी एरो key दबाकर डाटा एंट्री को फाइनल करो |

उदाहरण 1 आप सेल में डाटा आइटम कैसे एंटर करते है ?

समाधान

1. उस सेल को लोकेट करो जिसमे आप डाटा एंटर करना चाहते है | मन चाहे सेल पर क्लीक करो जिससे वह एक्टिव हो जाए | एक्टिव सेल गाढ़े बॉर्डर के साथ दीखता है और इसकी रो और कॉलम हैदिंग्स भी गाढ़ी दिखती है जिससे सेल एड्रेस को आसानी से पहचाना जा सके |
2. अपना डाटा एक्टिव सेल में टाइप करो | दो बटन फ़ॉर्मूला बार में दिखाई देंगे: एंटर बटन और कैंसिल बटन | स्टेट्स बार में ‘Enter’ दीखता है जिससे यह पता चलता है की आप डाटा एंटर करने की प्रक्रिया में है | (चित्र 2 देखें)
3. एंटर बटन पर क्लीक करो जिससे यह पता चले की आपने डाटा टाइपिंग कम्प्लीट कर दी है | आप Enter key, Tab key या कोई भी एरो key दबा सकते है जिससे डाटा एंट्री को कम्प्लीट दिखाया जा सके |
4. यदि आप डाटा एंट्री को फाइनल करने से पहले कोई भी गलती करते है तो Backspace key दबाकर इनर्शन पॉइंट के बाई और का कैरेक्टर डिलीट कर सकते है | जो भी आपने टाइप किया है, उसे मिटाने के लिए, कैंसिल बटन पर क्लीक करो या Esc key दबाओ |
5. उपरोक्त स्टेप्स को दोहराओ जिससे डाटा एंट्री को कम्प्लीट किया जा सके | एक्सेल आप को डाटा एंटर और एडिट करने के लिए निम्न दो आप्शनस प्रदान करता है |

• आप डाटा फ़ॉर्मूला बार में एंटर कर सकते है |
• आप डाटा को सीधे सेल में ही एंटर और एडिट कर सकते है | यदि ‘In cell editing’ फीचर को उन कर दिया जाए तो डाटा सीधे सेल में एंटर और एडिट किया जा सकता है |

चित्र 2. एक सेल में डाटा एंटर करना 

Þ     यदि एडिट डायरेक्टरी इन सेल फीचर को ऑफ़ कर दिया जाता है तो जो भी आप टाइप करते है, सेल में दीखता है लेकिन कर्सर फ़ॉर्मूला बार में दीखता है |

इन सेल एडिटिंग विकल्पों को ओं करने के लिए:

1. फाइल टैब को क्लीक करें और फिर आप्शनस पर क्लीक करें एक्सेल आप्शनस डायलोग बॉक्स दिखाई देता है | इस डायलोग बॉक्स में, बाई और एडवांस्ड बटन पर क्लीक करें | एक्सेल आप्शनस डायलोग बॉक्स, एडवांस्ड प्रोपर्टीज के साथ चित्र 3 की तरह दिखाई देता है |
2. चैक बॉक्स पर क्लीक करें अर्थात डायरेक्टर एडिटिंग को सेल्स में स्टार्ट करें | इस के लिए एडिटिंग आप्शनस ग्रुप में जाएँ, जब चैक मार्क दिखाई देता है तो इसका अर्थ होता है की आप्शन ऑन है (चित्र 3) | OK पर क्लीक करें |

चित्र 3 एक्सेल विकल्प, एडवांस्ड प्रोपर्टीज के साथ टेक्स्ट एंटर करना (Entering Text) टेक्स्ट एंट्रीज में अक्षर, नंबर और चिह्न शामिल होते है | एक सेल में टेक्स्ट एंटर करने के लिए:

1. सेल सिलेक्ट करो, टेक्स्ट एंट्री टाइप करो, और फिर फ़ॉर्मूला में एंटर बॉक्स पर क्लीक करके टेक्स्ट को एंटर करो या Enter key दबाकर टेक्स्ट एंटर कर सकते है |

• नंबर्स को टेक्स्ट की तरह एंटर करने के लिए, पहले अपोस्ट्रोफी (‘) टाइप करके फिर नंबर टाइप करो-उदाहरण के लिए ’45,000 | या नंबर के पहले एक इक्वल साइन (=) रखो और नंबर्स को कोटेशन मार्क्स के भीतर रखो | उदाहरण के लिए नंबर 45,000 को टेक्स्ट की तरह बनाने के लिए = “45,000” टाइप किया जाता है |
• नोटिस करो की एक सेल में, जिसमे जनरल फ़ॉर्मेट है, नंबर्स को टेक्स्ट के रूप में एंटर किये जाने से, टेक्स्ट की तरह ये बाई और ही एलाइन होता है | जब आप एक नंबर को टेक्स्ट की तरह एंटर करते है तो आप नंबर को अब भी इस्तेमाल कर सकते है यदि इसकी जरूरत एक न्यूमेरिक फ़ॉर्मूला में पडती है |

उदाहरण 2 आप तेजी से किस प्रकार नंबर्स की एक रेंज को टेक्स्ट के रूप में अपनी वर्कशीट में टेक्स्ट न्यूमेरिक फ़ॉर्मेट का प्रयोग करके, फ़ॉर्मेट कर सकते है? समाधान

1. उस रेंज को सिलेक्ट करें जिसमे नंबर्स है|
2. होमटैब के नंबर ग्रुप के ड्राप डाउन लिस्ट में से टेक्स्ट विकल्प चुने | (चित्र 4) या Ctrl + I कीज एक साथ दबाएँ या Home Tab पर क्लीक करके, फिर नंबर ग्रुप में क्लीक करें, अब डायलोग बॉक्स लोंचर पर क्लीक करें | इस डायलोग बॉक्स में, नंबर टैब पर क्लीक करें और कैटेगरी लिस्ट: में से टेक्स्ट सिलेक्ट करके OK पर क्लीक करें |

चित्र 4 : ड्राप डाउन लिस्ट

नंबर्स एंटर करना (Entering Numbers) (CCC Question Answer Study Material)

नंबर कांस्टेंट वैल्यूज (constant values) होती है जिनमे निम्न कैरेक्टर्स होते है जो निचे टेबल में दिए गये है | टेबल 1 : स्पेशल कैरेक्टर्स – न्यूमेरिक के लिए

कैरेक्टर	फंक्शन
0 से 9	इस संख्याओ का कोई भी कॉम्बिनेशन
+	जब इसे E के साथ लिखा जाता है टैब यह एक्सपोनेंट की और इशारा करता है अर्थात 3E + 3 का अर्थ है 3 x 103
–	नेगेटिव नंबर बताता है |
( )	नेगेटिव नंबर बताता है |
,(Comma)	थाउजेंड (thousand) मार्कर होता है |
/	फ्रैक्शन इंडिकेटर (Currency indicator) या डेट सेपरेटर (date separator)
$	करेंसी इन्दिकेटर (Currency indicator)
%	परसेंटेज इंडिकेटर (Percent indicator)
.(Period)	डेसीमल इंडिकेटर (decimal indicator)
E	एक्स्पोनेंत इंडिकेटर (exponent indicator)
e	एक्स्पोनेंट इंडिकेटर (exponent indicator)
:	टाइम सेपरेटर (time separator)
(single space)	कम्पाउंड फ्रैक्शनस में सेपरेटर (जैसे 4 ½) और डेट-टाइम एंट्रीज (जैसे 1/2/94 5.00)

एक नंबर एंटर करने के लिए:

1. सेल सिलेक्ट करो, नंबर टाइप करो और Enter key दबाओ या फ़ॉर्मूला बार में एंटर बॉक्स पर क्लीक करो |
2. आप इंटिजर जैसे 145, डेसीमल फ्रैक्शन जैसे 437 इंटिजर फ्रैक्शन जैसे 1 1/2 या साइंटिफिक नोटेशन जैसे 1.45437E+2 आदि एंटर कर सकते है |

Þ     एक नंबर को टेक्स्ट को रूप में एंटर करने से नंबर का डिस्प्ले, सेल की विड्थ से ज्यादा हो जाता है | यदि आप सामान्य तरीके से एक नंबर एंटर करते है और सेल इसे डिस्प्ले करने के लिए पर्याप्त चौड़ा नही है तो सेल में # चिह्न भर जाएँगे या कुछ केसेज में नंबर साइंटिफिक नोटेशन में दिखने लगेंगे |

एक्सेल 2010, सेल में टाइप किये गये नंबर को और उस फ़ॉर्मेट को अर्थात जिस रूप में नंबर को दिखाया जाना है, दोनों को स्टोर करता है | जब आप एक सेल में एक नंबर स्टोर करते है तो एक्सेल यह स्थापित करने की कोशिश करता है की नंबर को किस तरह से फ़ॉर्मेट किया जाना चाहिए | उदाहरण के लिए, एक्सेल टेबल 2 में दिखाई गयी एंट्रीज को, जिनमे फ़ॉर्मेट भी बताये गये है, एक्सेप्ट करता है और उन्हें डिस्प्ले भी करता है | टेबल 2 की एंट्रीज को चित्र 5 में डिस्प्ले किया गया है | ये वैसे ही दिख रही है जैसी ये एक्सेल वर्कशीट में दिखाई देगी | टेबल 2 : एक्सेल के ऑटोमैटिक फ़ॉर्मेट

टाइप की गयी एंट्री (Typed Entry)	चुना गया फ़ॉर्मेट (Choosen Format)	रिजल्ट (Result)
897	नंबर, जनरल (Number, General)	897
7999 Mg Rd.	टेक्स्ट, लेफ्ट एलाइन्ड (Text, left aligned)	7999 Mg Rd
450.09	नंबर, डॉलरफ़ॉर्मेट (Number, Dollar format)	$450.09
54.6%	नंबर, पर्सेंट फ़ॉर्मेट (Number, percent format)	5460.00%
2 3/4	नंबर, फ्रैक्शन (Number, fraction)	2 ¾
45600	नंबर, कौमा फ़ॉर्मेट (Number, Comma Format)	45,600.00
-678	नंबर, नेगेटिव (Number negative)	-678.00
(678)	नंबर नेगेटिव (Number, negative)	-678
1/5/99	डेट (Date). m/d/yy	10/05/99
4/5	डेट (Date), m/d/yy  (current year assumed)	0-5 Apr

चित्र 5: टेबल 2 में दिए गये डाटा के लिए ऑटोमेटिक फ़ॉर्मेट फिक्स्ड डेसीमल विकल्प को कण्ट्रोल करने के लिए:

1. फाइल टैब पर क्लीक करें, फिर ऑप्शनस पर क्लीक करें | एक्सेल आप्शनस डायलोग बॉक्स दिखाई देता है | इस डायलोग बॉक्स में, एडवांस्ड बटन पर क्लीक करें जो बाई और रहता है | एक्सेल आप्शनस डायलोग बॉक्स एडवांस्ड प्रोपर्टीज के साथ दिखाई देता है (चित्र 3 देखें)
2. आटोमेटिकल इन्सर्ट डेसीमल पॉइंट: चैकबॉक्स पर क्लीक करें जो एडिटिंग आप्शनस ग्रुप में होता है, जिससे चैकमार्क न दिखे (चित्र 3 देखें)

नोट : एक्सेल 2010 के फिक्स्ड डेसीमल रिप्रेजेनेट्शन फीचर का प्रयोग करनके आप आटोमेटिक रूप से डेसीमलस को वर्कशीट में एंटर की गयी प्रत्येक वैल्यू के लिए ऐड कर सकते है | वर्कशीट में डेट और टाइम एंटर करना एक्सेल 2010 आटोमेटिक रूप से, अधिकतर सामान्य तरीके से टाइप की गयी डेट और टाइम को समझ लेता है | जब आप एक डेट या टाइम टाइप करते है तो एक्सेल आपकी एंट्री को एक सीरियल नंबर में बदलता है | यह सीरियल नंबर, सेंचुरी की शुरुआत से लेकर आपने जो डेट टाइप की है, टैब तक के दिनों की संख्या को दर्शाता है | टाइम, दिन के 24 घंटो के एक डेसीमल फिक्शन (decimal fraction) के रूप में रिकॉर्ड हो जाता है | यदि आप की एंट्री एक वैलिड देतर या टाइम फ़ॉर्मेट के रूप में पहचानी जाती है, तो आप डेट और टाइम को स्क्रीन पर देखेंगे | सही तरीके से एंटर की गयी डेट फ़ॉर्मूला बार में mm/dd/yy के फ़ॉर्मेट में दिखेगी | इस पर, सेल किस तरह से फ़ॉर्मेट किया गया है, इसका कोई असर नही होगा | उदाहरण के लिए, यदि आप एक सेल में टाइप करते है 2 March 12 और उस सेल को एक नंबर जिसमे 2 डेसीमल स्थान हो, के लिए फ़ॉर्मेट किया गया है (जैसे #, # #0.00), तो आप देखेंगे की डेट 40,970.00 दिखाई देगी | यदि एक्सेल 2010 एंट्री को एक वैलिड डेट या टाइम फ़ॉर्मेट के रूप में नही पहचानता है और आप एक टेक्स्ट डेट जैसे April 2 12 एंटर करते है, तो इस एंट्री को टेक्स्ट मानता है और इसे एक अनफ़ॉर्मेटेड सेल में, left की और एलाइन कर देता है | उदाहरण 3 अगल-अलग फ़ॉर्मेट्स में डेट एंटर करने के लिए फ़ॉलो किया जाने वाले स्टेप्स का वर्णन करें | समाधान

1. उस सेल को सिलेक्ट करें जिसमे आप डेट एंटर करना चाहते है |
2. सेल में डेट टाइप करें और निम्न में से कोई भी फ़ॉर्मेट्स प्रयोग करें | उदाहरण के लिए 7^th March 2012 एंटर करने के लिए टाइप करें :

3/7/12 7-Mar-21 7 Mar (सिस्टम डेट से year ले लिया जाता है) Mar – 12 (केवल month और year ही दिखाया गया है) 3/7/12:00 आप 3/7 , 03/07/12. Mar – 12 या March 7, 2012 भी एंटर कर सकते है (चित्र 6) इनमे से किसी भी डेट फ़ॉर्मेट्स में, आप या तो /,-, या स्पेस का प्रयोग करेंगे, एलिमेंट्स को अलग करने के लिए | चित्र : 6 उदाहरण 4 आप एक एक्सेल 2010 वर्कशीट में टाइम कैसे एंटर करेंगे? समाधान टाइम एंटर करने के लिए:

1. सेल सिलेक्ट करो जिसमे आप टाइम एंटर करना चाहते है |
2. इसमें से किसी भी फ़ॉर्मेट में आप टाइम एंटर करो | उदाहरण के लिए

1 : 32 PM को टाइप करो: 13 : 32 13 : 32 : 45 1 : 32 PM 1 : 32 : 45 PM पहले 2 उदाहरण 24 घंटे वाली क्लॉक से है | यदि आप 12 घंटे वाली क्लॉक इस्तेमाल करते है तो टाइम के बाद एक स्पेस देकर A,AM, P या PM (अपकेस या लोअरकेस) अवश्य लिखें | नोट :- AM या PM के पहले एक स्पेस अवश्य छोड़ें | एक 24 घंटे वाली क्लॉक के टाइम को AM/PM से मिक्स ना करें | जैसा की अंतिम में दिखाया गया है, आप एंट्री के समय ही डेट और त्गिमे को कंबाइन कर सकते है | एक सेल में करेंट डेट/टाइम एंटर करने के लिए:

1. करेंट डेट एंटर करने के लिए, सेल को सिलेक्ट करो और Ctrl + ; Key दबाओ |
2. करेंट टाइम एंटर करने के लिए सेल को सिलेक्ट करो और Ctrl | ; keys दबाओ |

Note :- एक डेट को डिफ़ॉल्ट में फ़ॉर्मेट करने के लिए उस सेल को सिलेक्ट करो जिसमें डेट होती है और Ctrl + # दबाओ | टाइम को डिफ़ॉल्ट फ़ॉर्मेट में फ़ॉर्मेट करने के लिए Ctrl + @ दबाओ |

टेक्स्ट, नंबर और डाटा सीरिज बनाना (Creating Text, Number and Data Series) (NIELIT DOEACC CCC Study Material)

टेक्स्ट बनाना (Creating Text) एक सेल में टेक्स्ट बनाने के लिए, मन चाहे सेल एड्रेस पर सेल पॉइंटर को फ्खो और फिर कीबोर्ड से एंट्री टाइप करो | उदाहरण के लिएय , ‘Entering Text’ इस टेक्स्ट को सेल एड्रेस A1 में एंटर करने के लिए, निम्न स्टेप्स का पालन करो:

1. माउस पॉइंटर को सेल एड्रेस A1 में मूव करो और left माउस बटन को एक बार क्लीक करो | तुरंत, सेल पॉइंटर, सेल एड्रेस A1 पर एक रेक्टेंगल शेप (rectangle shape) में बदल जायेगा (चित्र 7 देखें)
2. अब इस सेल में टेक्स्ट ‘Entering text in a cell’ टाइप करो |
3. अब एंटर key दबाओ | आपकी वर्कबुक चित्र 7 की तरह से दिखाई देगी |
4. टेक्स्ट एंट्रीज, आमतौर पर, रो और कॉलम हैडिंगस की तरह इस्तेमाल होती है जिससे फोन नंबर्स, एड्रेसेज आदि एंटर किये जा सकें | सभी टेक्स्ट left एलाइनड होते है और इन टेक्स्ट एंट्रीज पर फ़ॉर्मूला अप्लाई नही हो सकता है |

प्रत्येक सेल की-9-10 कैरेक्टर्स की डिफ़ॉल्ट विड्थ होती है, अर्थात प्रत्येक सेल 9-10 तक कैरेक्टर्स होल्ड कर सकता है | यदि सेल एड्रेस की एंट्री इसकी डिफ़ॉल्ट विड्थ से अधीक होती है, तो इसका डिस्प्ले, अगले सेल तक एक्सटेंड हो जाता है | इसका यह अर्थ नही है की इसने अगले सेल की जगह घेर ली है | सिर्फ यह उस के उपर प्रदर्शित हो रहा है | उदाहरण के लिए, मानलो की सेल एड्रेस A1 में टेक्स्ट एंटर किया जाना है | आप देखेंगे की टाइप किया गया टेक्स्ट सेल B1 में एक्सटेंड हो गया है | (चित्र 7 में देखें) यधापी दोनों सेल एड्रेसेज (A1 और B1) की ढकने वाला लेबल वास्तव में सेल एड्रेस A1 में होता है, लेकिन यह जानने के लिए की वास्तव में टेक्स्ट किस सेल में डिस्प्ले हो रहा है : लेफ्ट माउस बटन को सेल एड्रेस B1 पर क्लीक करो | आप देखेंगे की फ़ॉर्मूला बार में टेक्स्ट एंट्री डिस्प्ले नही होती है | चित्र 7 : एक सेल में टेक्स्ट बनाना

नंबर और डेट सीरिज का प्रयोग करना (Unit Number and Data Series) (CCC Study Material 2018 2019)

एक्सेल 2010 डेट्स, नंबर्स या टेक्स्ट की एक सीरिज को एंटर करना बहुत आसान बना देता है | उदाहरण के लिए आप कॉलम हैडिंगस जैसे Jan, Feb, Mar आदि एंटर करते है या 2, 4, 6, 8 जैसे एंटर करते है तो यह काम एक्सेल में बड़ी आसानी से होता है | आप उपर दी गयी सीरिज को दो तरह से एंटर करते है:

1. माउस द्वारा, फिल हैंडल को ड्रैग करके |
2. कमांड द्वारा जो आपको, कई प्रकार की सीरिज बनाने की सुविधा देता है |

Note :- फिल हैंडल को दी और निचे की और ड्रैग करने से सीरिज इनक्रीजिंग ऑर्डर (increasing order) में भरती है; जबकि फिल हैंडल को उपर और बाई और ड्रैग करने से सीरिज डिक्रिजिंग ऑर्डर (decreasing order) में भरती है |

एक लीनियर सीरिज बनाना (Creating a Linear Series) (CCC Study Material NIELIT)

एल लीनियर सीरिज बनाने के लिए:

1. सीरिज के पहले 2 एलिमेंट्स के डाटा को, दो एडजेसेंट (adjacent)सेल्स में एंटर करो, मानलो 1 और ३ को सेल H9 और H10 में डालते है (देखें चित्र 8) एक्सेल ईन्हीं दो डाटा आइटम्स को प्रयोग करके यह निर्धारित करता है की सीरिज का स्टार्टिंग नंबर क्या है और प्रत्येक स्टेप में इन्क्रीमेंट कितना है |
2. इन दोनों सेल्स को सिलेक्ट करो और फिल हैंडल को निचे या दाई और ड्रैग करो जिससे इनक्रीजिंग ऑर्डर में फिल हो या फिल हैंडल को उपर या बाए ड्रैग करो ताकि डिक्रिजिंग ऑर्डर में फिल हो | फिल हैंडल एक छोटा स्क्वेयर (square) होता है जो एक सिलेक्शन के निचले दायें कोने में स्थित होता है (चित्र 8 देखें)
3. माउस बटन को रिलीज करो |

नोट :- ग्रे बॉर्डर के अंदर का एरिया, पहले दो सेल्स से निर्धारित की गयी सीरिज से भर जायेगा | उदाहरण 5 लीनियर डाटा की एक सीरिज बनाएँ और इसके लिए ऑटोफिल कमांड की मदद लें | समाधान

1. पहले सेल में स्टार्टिंग नंबर या डेट एंटर करो, यदि आप चाहते है की रेंज उन वैल्यूज से बहर जाए जो 1 – 1 कर के इन्क्रीमेंट होती है | यदि आप चाहते है की रेंज ऐसी वैल्यूज से फिल हो, जो अलग अलग तरह से इन्क्रीमेंट होती है, तो रेंज में पहला सेल, पहली वैल्यू से फिल करो और दूसरा सेल दूसरी वैल्यू से जो उस तरह बढ़ती या घटती है, जैसा आप सीरिज में चाहते है |
2. उन सेल्स के रेंज को सिलेक्ट करो जिनमे डेट्स या नंबर्स होते है जो सीरिज की स्टार्टिंग वैल्यू की तरह यूज होते है | सिलेक्शन के निचले दाएँ कोने पर फिल हैंडल होता है |
3. जिस रेंज को फिल किया जाना है वहाँ तक माउस के दाएँ बटन से ड्रैग करके जाओ | राईट माउस बटन छोड़ो जिससे शोर्ट कट फिल मेन्यु, चित्र 9 में की तरह दिखाई देगा |

चित्र 8 :- एक लीनियर सीरिज बनाना चित्र 9 :- शॉर्टकट फिल मेन्यु

4. शॉर्टकट फिल मेन्यु में निम्न कमांड आप्शन होते है:

कमांड (Command)	विवरण (Description)
फिल सीरिज (Fill Series)	सिलेक्शन को ऐसी वैल्यूज से फिल करता है जो फर्स्ट सेल की वैल्यू के आधार पर एक एक करके बढ़ती है |
फिल डेज (Fill Days)	पहले सेल के दिन के आधार पर 1 – 1 करके बढ़ता है और सिलेक्शन को फिल करता है |
फिल विक डेज (Fill week Days)	पहले सेल में जो दिन होता है उसके आधार पर सिलेक्शन को एक-एक करके बढ़ा कर, फिल करता है |
फिल मंथ्स (Fill Months)	पहले सेल में जो महिना होता है, उसके आधार पर 1 – 1 करके बढ़ाकर बाकी सिलेक्शन को फिल करता है |
लीनियर ट्रेंड (Linear Trend)	सिलेक्शन के खाली सेल्स को लीनियर रिग्रेशन (बेस्ट फिट) वैल्यूज से फिल करता है | इसमें स्टार्टिंग वैल्यूज ओवर रिटन (over written) नही होती है | यह कमांड तभी उपलब्ध होता है जब एक से अधिक सेल्स, एक स्टार्टिंग वैल्यू से भरे होते है |
ग्रोथ ट्रेंड (Growth Trend)	सिलेक्शन में खाली सेल्स को ग्रोथ रिलेशन (एक्सपोनेंशियल) से कैलुलेटर की गयी वैल्यूज से फिल करता है | स्टार्टिंग वैल्यूज ओवर रिटन (over written) नही होती है | यह कमांड तभी उपलब्ध होता है, जब, एक से अधिक सेल, स्टार्टिंग वैल्यू से भरे होते है |
सीरिज (series)	सीरिज डायलोग बॉक्स डिस्प्ले करता है |

उदाहरण 6 फिल सीरिज डायलोग बॉक्स की मदद से एक नंबर सीरिज बनाएँ: समाधान

1. पहले सेल में फर्स्ट नंबर या डेट एंटर करो |
2. सेल्स की रेंज सिलेक्ट करो जिसे अप फिल करना चाहते है |
3. होम टैब में जाकर एडिटिंग ग्रुप पर क्लीक करो, अब फिल ड्राप डाउन को हाईलाईट करो और सीरिज……चुनो | सीरिज डायलोग बॉक्स चित्र 10 की तरह दिखाई देगा |
4. रोज या कॉलम्स आप्शन पर क्लीक करो जो उस रेंज से मैच क्र्त्गा है जिसे आप फिल करना चाहते है | यह आटोमेटिक रूप से सिलेक्ट हो जाता है ताकि सेल्स, जो आपने चुने है, के ओरिएंटेशन से मैच हो सकें |
5. Trend चैक बॉक्स को सिलेक्ट करो यदि आप चाहते है की सिलेक्टेड वैल्यूज, एक लीनियर या एक्सपोनेंशियल बेस्ट-फिट की वैल्यूज से रिप्लेस हो जाएँ | यह सिलेक्शन स्टेप 6 को लीनियर या ग्रोथ आप्शन के लिए रोकता है |
6. निम्न में से कोई एक आप्शन चुनो |

चित्र 10 :- सीरिज डायलोग बॉक्स

आप्शन (Option)	विवरण (Description)
लीनियर (Linear)	सीरिज में पिछले नंबर के साथ स्टेप वैल्यू एड करता है |
ग्रोथ (Growth)	सीरिज में पिछले नंबर के साथ स्टेप वैल्यू को मल्टीप्लाई करता है |
डेट (Date)	डेट यूनिट ग्रुप (Date unit Group) को इनेबल (enable) करता है जिससे इन्क्रीमेंट डे, विक डे मंथ या इयर में अप्लाई हो सके |
औटोफिल (Autofill)	आटोमेटिक सीरिज बनता है जो टेक्स्ट डेट्स और लेबल्स को शामिल कर सके |

7. जिस तरह की सीरिज आप बनाना चाहते है, उसके आधार पर निचे दिए गये स्टेप्स के सैट में से एक का प्रयोग करो |

एक लीनियर या ग्रोथ बनाने के लिए:

1. स्टेप वैल्यू बॉक्स में पहले स्टेप वैल्यू एंटर करो | यह नंबर कांस्टेंट अमाउंट होता है जिससे सीरिज सेल दर सेल बदलती जाती है | स्टेप वैल्यू पोजिटिव या नेगिटिव कुछ भी हो सकती है |
2. स्टॉप वैल्यू बॉक्स में वह वैल्यू एंटर करो जहाँ आप फिल को रोकना चाहते है | यह टैब आवश्यक है जब आप सोचते है की आपने बहुत सारे सेल्स हाई हाईलाईट किये हों, जब आपने फिल के लिए रेंज सिलेक्ट किया था |
3. OK पर क्लीक करो |

एक डेट सीरिज बनाने के लिए:

1. सीरिज डायलोग बॉक्स में डेट यूनिट एरिया पर क्लीक करो (चित्र 10 देखें)

डे विकड़े, मंथ या ईयर सिलेक्ट करो जिससे डेट इन्क्रीमेंट बताएं जा सकें | नोट करो की विक डे आप को Saturday और Sunday छोड़कर dates देते है |

2. इन्क्रीमेंट का अमाउंट स्पेसीफाई करने के लिए, स्टेप वैल्यू बॉक्स में स्टेप वैल्यू एंटर करो | यदि स्टार्टिंग वैल्यू (starting value) 12/1/2012 है, और आपने मंथ को डेट यूनिट माना है और स्टेप वैल्यू (step value) 2 है तो सीरिज में सेकेण्ड डेट होगी 2/1/2013.

Þ     जब सीरिज, सिलेक्टेड रेंज के एंड पर पहुँचती है या स्टॉप वैल्यू पर, तो एक्सेल सेल को फिल करना बंद कर देता है | यदि आप नेगेटिव स्टेप वैल्यू का प्रयोग करते है, तो स्टॉप वैल्यू, स्टार्टिंग वैल्यू से कम होनी चाहिए |

3. सीरिज स्टॉप करने के लिए, स्टॉप वैल्यू (stop value) बॉक्स में स्टॉप वैल्यू एंटर करो (उदाहरण 12/1/2013) | स्टॉप वैल्यू यह बताती है की सीरिज में लास्ट डेट कक्या होगी |
4. OK पर क्लीक करो |

टेक्स्ट और हैडिंगस की सीरिज बनाना (Crating Series of Text and Headings) एक्सेलक, हैडिंगस की सीरिज भी बना सकता है जो डेट्स या नंबर नही होती है | उदाहरण के लिए, ऐसी एक टेक्स्ट हैडिंग हो सकती है जिसमे एक नंबर शामिल होता है जैसे Quarter 1, Task 1 आदि (चित्र 11 देखें) टेक्स्ट सीरिज जो एक्सेल पहचानता है, में निचे टेबल में दिखाया गया टेक्स्ट शामिल होता है | चित्र 11 : एक सीरिज को हैडिंगस जो डेट्स या नंबर नही है | टेबल : तेक्स्त्र सीरिज जो एक्सेल पहचान सके

टाइप (Type)	उदाहरण (Example)
डे (Day)	Tuesday, Wednesday या Tue, Wed
मंथ (Month)	September, October या Sep, Oct.
टेक्स्ट (Text)	Project, Task
टेक्स्ट नंबर (Text Number)	Task 1, Task 2, Paragraph 1.2 Paragraph 1.3
क्वार्टली (Quarterly)	Quarter 1, Quarter 2, Qur 2. Qur 3, Q1, Q2

एक्सेल का ऑटोफिल फीचर विक (week) मंथ (month) के नाम एवं quarterly abbreviations,  जैसे कुछ key words पहचानता है | एक्सेल एक सीरिज बनता है, जिसमे यदि हम लिखें Qtr 1 औरउसके बाद Qtr 4 लिखें, तो यह इसी के आधार पर सही ढंग से इन key words को रिपीट करता चला जायेगा | ऑटो फिल के साथ प्रयोग करने के लिए एक कस्टम लिस्ट टाइप करने के लिए:

1. फाइल टैब पर क्लीक करो फिर आप्शनस… चुनो | एक्सेल आप्शनस डायलोग बॉक्स दिखाई देता है | इस डायलोग बॉक्स में बाई ओर एडवांस्ड बटन पर क्लीक करें | एक्सेल आप्शनस डायलोग बॉक्स एडवांस्ड प्रोपर्टीज के साथ दिखाई देता है | इस डायलोग बॉक्स में जनरल ग्रुप के अंतर्गत, एडिट कस्टम लिस्ट पर क्लीक करें |
2. कस्टम लिस्ट डायलोग बॉक्स चित्र 12 की तरह दिखाई देगा |
3. कस्टम लिस्ट बॉक्स में से New List सिलेक्ट करो |
4. कस्टम एंट्रीज; लिस्ट बॉक्स सिलेक्ट करो और जो आइटम आप लिस्ट में चाहते है उन्हें टाइप करो | आइटम्स अलग करने के लिए Enter दबाओ |
5. लिस्ट को कस्टम लिस्ट: बॉक्स में एड करने के लिए, ऐड अपर क्लीक करो | आपकी लिस्ट कस्टम लिस्ट बॉक्स में दिखाई देगी |
6. यदि आपके पास एंटर करने को और कोई लिस्ट नही है तो OK पर क्लीक करो | यदि आप के पास एंटर करने को अतिरीक्त लिस्ट है, तो कस्टम लिस्ट: लिस्ट बॉक्स में से New List को सिलेक्ट करो और फिर लिस्ट एंट्रीज: लिस्ट बॉक्स में अपनी लिस्ट टाइप करना शुरू करो |

चित्र 12 :- कस्टम लिस्ट टैब एक ऐसी लिस्ट ऐड करना जो वर्कशीट पर सेल्स की रेंज में हो:

1. उन सेल्स को सिलेक्ट करो, जिसमे वह लिस्ट है जिसे आप बनाना चाहते है | अब उपर बताये गये स्टेप 1 को दोहराओ |
2. इंपोर्ट लिस्ट फ्रॉम सेल्स: बॉक्स में सिलेक्शन रेंज दिखाई देगा | आप लिस्ट को री सिलेक्ट करने के लिए, दाई और बने एरो पर क्लीक करो |
3. जब सिलेक्शन फाइनल हो जाए, तो इम्पोर्ट पर क्लीक करो और फिर OK पर क्लीक करो | जो लिस्ट आपने बनाई थी वो एक्सेल में स्टोर की गयी है | इस लिस्ट को अब अन्य वर्कशीटस में भी इस्तेमाल किया जा सकता है |

वर्कशीट के डाटा की एडिटिंग करना (Editing Worksheet Data) (CCC Study Material Question With Model Paper)

एक सेल एंट्री को एडिट करते समय, आप टेक्स्ट को या तो सेल में या फ़ॉर्मूला बार में एडिट कर सकते है | सेल एंट्री को फ़ॉर्मूला बार में एडिट करना (Editing Cell Entry in the Formula Bar) सेल एंट्री को फ़ॉर्मूला बार में एडिट करने के लिए:

1. उस सेल को सिलेक्ट करो जिसमे एडिट किये जाने वाला डाटा है |
2. इसर्शन पॉइंट को फ़ॉर्मूला बार में टेक्स्ट पर्लाओ | पॉइंट को उस टेक्स्ट पर रखो जिसे आप एडिट करना चाहते है, और फिर क्लीक करो | एक फ्लैशिंग इंसर्शन पॉइंट (flashing insertion point) यह दर्शाता है की टाइपिंग और एडिटिंग कहाँ होगी |
3. सेल एंट्री को एडिट करो |

एक सेल में डायरेक्टर एडिटिंग करना एक सेल में एक एंट्री को डायरेक्ट एडिट करने के लिए:

1. सेल को डबल क्लीक करो या F2 दबाओ |
2. एरो keys को दबाओ जिससे I बीम मूव हो जो इंसर्शन पॉइंट को दिखाती है की आप कहाँ पर एडिट करना चाहते है |
3. सेल एंट्री में आवश्यक परिवर्तन करो |
4. Enter key दबाकर सुचना एंटर करो या Esc key दबाओ ताकि कंटेंट्स अविसे ही रहें |

पेस्ट स्पेशल फीचर का प्रयोग करना (Using Paste Special Feature) पेस्ट स्पेशल फीचर एक बहुत ही उपयोगी फीचर है जिससे आप सेल के एट्रीब्युट्स जैसे फ़ॉर्मेट या वैल्यू (दोनों एक साथ नही) के कुछ भाग को कॉपी या पेस्ट कर सकते है | इस कमांड से, आप डाटा बेस लेआउट्स को वर्कशीट लेआउट्स में ऋओरिएंट कर सकते है या इसका उल्टा भी कर सकते है | यह कमांड आपको सेल्स के एट्रीब्यूटस को एक साथ पेस्ट करके उन्हें कंबाइन करने की सुविधा प्रदान करता है | नोट :- पेस्ट बटन जो क्लीक बोर्ड ग्रुप में होता है, क्लीक बोर्ड के कंटेंट्स को कर्सर की पोजीशन पर रखता है | पेस्ट बटन का ड्रॉप डाउन एरो, पेस्ट प्रीव्यू कहलता है | यह डाटा पेस्ट करने के बहुत से तरीके दिखता है | विवरण के लिए एक विकल्प पर पॉइंट करें, सिलेक्ट करने के लिए क्लीक करे | पेस्ट स्पेशल फीचर प्रयोग करने के लिए:

1. सेल या सेल की रेंज चुनें |
2. होमटैब पर क्लीक करें और फिर क्लिप बोर्ड ग्रुप के अंतर्गत कॉपी बटन पर क्लीक करें, या Ctrl + A कीज एक साथ दबाएँ |
3. वर्कशीट का उपरी बयाँ कोना चुनें जहाँ आप पेस्ट करना चाहते है | जब आप रोज और कॉलम्स को ट्रांसपोर्ट करते है, टैब यह सुनिश्चित करें की जब पेस्ट एरिया को 90 डिग्री घुमाया जाता है तो कौन से सेल्स कवर्ड होते है इस पर ध्यान अवश्य देना है |
4. क्लीक बोर्ड ग्रुप के अंतर्गत पेस्ट बटन के पास बने एरो पर क्लीक करें और फिर पेस्ट स्पेशल…..सिलेक्ट करें ताकि पेस्ट स्पेशल डायलोग बॉक्स डिस्प्ले हो सकें (चित्र 13 देखें)
5. निम्न टेबल में जो भी प्रोपर्टीज आप ट्रान्सफर करना चाहते है, तो उनके बारे में बताया गया है | इनमे से आप चुन सकते है |

विकल्प	विवरण
ऑल	सभी ओरिजनल कंटेंट्स एवं कैरेक्ट्रीस्टिक्स को पेस्ट करता है |
फ़ॉर्मूलाज	केवल फ़ॉर्मूलो को पेस्ट करता है |
वैल्यूज	केवल वैल्यूज और फोर्मुलो के रिजल्ट्स को पेस्ट करता है |
फ़ॉर्मेट्स	केवल सेल फ़ॉर्मेट्स को पेस्ट करता है |
कमेंट्स	केवल नोट कंटेंट्स को पेस्ट करता है |
वैलिडेशन	डाटा वैलिडेशन रूल्स पेस्ट करता है |
ऑल यूजिंग सोर्स थीम	थीम का प्रयोग करके सभी सेल कंटेंट्स और फोर्मेटिंग को पेस्ट करता है |
ऑल एक्सेप्ट बॉर्डर	सिलेक्ट किये गये रेंज पर एप्लाई किये गये किसी भी बॉर्डर को छोड़कर साड़ी चीजो को पेस्ट करता है |
फ़ॉर्मूलाज एंड नंबर फ़ॉर्मेट्स	केवल फ़ॉर्मूलो को उनके नंबर फ़ॉर्मेट्स के साथ पेस्ट करता है |
वैल्यूज एंड नंबर फ़ॉर्मेट्स	केवल वैल्यूज को उनके नंबर फ़ॉर्मेट के साथ पेस्ट करता है |

6. डायलोग बॉक्स से सिलेक्ट करें की आप कैसे ट्रांसफर की गयी कैरेक्ट्रीस्टिक्स या इनफार्मेशन को सेल्स के साथ कंबाइन करके पेस्ट करना चाहते है | निचे की टेबल में विभिन्न विकल्प और उनके फंक्शन दिए गये है |

विकल्प	विवरण
नन (None)	रिसीविंग सेल को रिप्लेस करता है |
ऐड (Add)	रिसीविंग सेल से उसमें ऐड करता है जिसमे उन्हें पेस्ट किया गया है |
सबट्रैक्ट (Subtract)	रिसीविंग सेल से उसमे सबट्रैक्ट करता है जिसमे उन्हें पेस्ट किया गया है |
मल्टीप्लाई (Multiply)	रिसीविंग सेल से उसमे मल्टीप्लाई करता है जिसमे उन्हें पेस्ट किया गया है |
डिवाइड (Divide)	रिसीविंग सेल में डिवाइड करता है जिसमे ईने पेस्ट किया गया है |

चित्र 13:- पेस्ट स्पेशल डायलोग बॉक्स

7. स्किप ब्लैंक्स चैक बॉक्स सिलेक्ट करें यदि आप ब्लैंक सेल्स को जिन्हें आपने रेंज की कॉपी करते समय सिलेक्ट किया था, पेस्ट करना नही चाहते है |
8. ट्रांस्पोज चैकबॉक्स को सिलेक्ट करें जिससे रोज को कॉलम्स में और कॉलम्स को रोज म बदला जा सकें
9. OK पर क्लीक करें |

रोज और कॉलम्स को इन्सर्ट और डिलीट करना (Inserting and Deleting Rows and Columns) (CCC Study Material in Hindi)

एक्सेल में आप पूरी रो या पूरा कॉलम्स इन्सर्ट या दिली कर सकते है आप आसानी से सेल्स को इन्सर्ट दिली कर सकते है ताकि आसपास की रोज और कॉलम्स इससे प्रभावित न हो | यह तकनीक आप को सेल्स ऐड या रिमूव करने की सुविधा देती है बिना पूरी रो या कलम को बदले |

सेल्स, रोज या कॉलम्स को इन्सर्ट करना (Inserting Cells, Rows, or Columns) (CCC Solved Exam Paper Study Material)

कभी कभी आप चाहते है की सेल्स, रोज या कॉलम्स इन्सर्ट करें ताकि नए फ़ॉर्मूला या डाटा के लिए जगह बन सकें | जिस तरह से अप सेल्स कॉलम्स या रोज दिली करता है | उसी तरह आसानी से आप उन्हें इन्सर्ट भी कर सकते है | चित्र 14:- इन्सर्ट डायलोग बॉक्स सेल्स इन्सर्ट करने के लिए:

1. एक सेल या सेल्स की रेंज सिलेक्ट करो, जहाँ आप नए सेल्स इन्सर्ट करना चाहते है | या रोज कॉलम्स में सेल्स सिलेक्ट करो जहाँ आप नई रोज या कॉलम्स इन्सर्ट करना चाहते है |
2. होम टैब सेल्स ग्रुप में जाकर इन्सर्ट ड्राप डाउन लिस्त्ग में से इन्सर्ट सेल्स पर क्लीक करो और सेल्स…..चुनो | या Ctrl + (प्लस) दबाओ या राइट माउस बटन दबकर इन्सर्ट…….चुनो | इन्सर्ट डायलोग बॉक्स चित्र 14 की तरह दिखाई देगा |
3. सेल्स इन्सर्ट करने के लिए, वह दिशा सिलेक्ट करो, जिसमे आप चाहते है की सिलेक्टेड सेल्स इन्सर्ट हों |

सेल्स इन्सर्ट करने के विभिन्न आप्शन इस प्रकार है:

आप्शन (Option)	फंक्शन (Function)
शिफ्ट सेल्स राइट (Shift Cells Right)	सिलेक्टेड सेल्स दी और मूव करते है |
शिफ्ट सेल्स डाउन (Shift Cells Down)	सिलेक्टेड सेल्स के निचे की और मूव करते है |
एंटायर रो (Entire Row)	प्रत्येक सिलेक्टेड सेल पर एक पूरी रो इन्सर्ट करता है |
एंटायर कॉलम (Entire Column)	प्रत्येक सिलेक्टेड सेल पर एक प्रुआ कॉलम इन्सर्ट करता है |

4. OK पर क्लीक करो |

रोज या कॉलम्स इन्सर्ट करने के लिए:

1. रोज या कॉलम्स में सेल्स सिलेक्ट करो जहाँ आप चाहते है की नई रोज या कॉलम इन्सर्ट हो |
2. इन्सर्ट मेन्यु पर क्लीक करो और रोज इन्सर्ट करने के लिए रोज को चुनो |
3. इन्सर्ट मेन्यु पर क्लीक करो और कॉलम्स ईन्सेर्ट करने के लिए कॉलम को चुनो |

सेल्स, रोज या कॉलमस को डिलीट करना चित्र 15:- सेल्स को सिलेक्ट किये गये ग्रुप एडिट मेन्यु का डिलीट कमांड, सेल्स, रोज या कॉलम्स को वर्कशीट में से पूरी तरह डिलीट करता है | यह एडिट मेन्यु के क्लियर कमांड से अलग है | क्क्लिय्र कमांड सेल के कंटेंट्स, फ़ॉर्मेट या नोट हटता है | लेकिन सेल को वैसे ही छोड़ देता है | सेल्स, रोज या कॉलम्स को डिलीट करने के लिए:

1. डिलीट किये जाने वाले सेल्स या रेंज को सिलेक्ट करो या रोज और कॉलम् जो डिलीट किये जाने है उनके सेल्स को सिलेक्ट करो |
2. होम टैब में जाकर सेल्स ग्रुप में से डिलीट बटन के पास बने एरो पर क्लीक करो या Ctrl + – (माइंस) key दबाओ या राइट माउस बटन दबाकर डिलीट सिलेक्ट करो | डिलीट डायलोग बॉक्स दिखाई देगा | (चित्र 16 देखें) |
3. सेल्स को डिलीट करने के लिए, उस दिशा को सिलेक्ट करो जिसमे आप बाकी के सेल्स को मूव कराना चाहते है |

आप्शन (Option)	विवरण (Description)
शिफ्ट सेल्स लेफ्ट (Shift  Cells Left)	डिलीट किये गये सेल्स के दी और के सेल्स left की और मूव करते है |
शिफ्ट सेल्स अप (Shift Cells Up)	डिलीट किये गये सेल्स के निचे के सेल्स उपर की और मूव करते है |
एंटायर रो (Entire Row)	एक सिलेक्टेड सेल वाली पूरी रो डिलीट होती है |
एंटायर कॉलम (Entire Column)	एक सिलेक्टेड सेल वाला पूरा कलम डिलीट होता है |

4. OK पर क्लीक करो |

चित्र 16 :- डिलीट डायलोग बॉक्स

एक वर्कशीट में सेल्स को क्लियर करना, इन्सर्ट करना या डिलीट करना (Clearing, Inserting or Deleting Cells in a Worksheet) (DOEACC CCC Study Material)

जब अपने वर्कशीट को बना लिया और टेक्स्ट कर लिया, तो आप यह देखना चाहते है की आप वर्कशीट का लेआउट किस तरह रीओर्गेनाइज (Reorganize) या रीस्ट्रेचर (Restructure) कर सकते है | जब आप री स्ट्रेचर करते है तो आप चाहेंगे की सेल्स, रोज या कॉलम्स इन्सर्ट हों या डिलीट हो | शोर्टकट keys जो वर्कशीट को ऋओर्गेनाइज करने में बहुत मददगार होती है, निचे टेबल में दिया जा रहा है | टेबल वर्कशीट का लेआउट बदलने के लिए शोर्टकट keys

keys	एक्शन (Action)
Del	सिलेक्टेड फ़ॉर्मूला या कंटेंट्स को क्लियर करता है, ठीक वैसे जैसे एडिट, क्लियर कंटेंट्स कमांड करता है |
Backspace	फ़ॉर्मूला बार को क्लियर करता है, फ़ॉर्मूला बार के कंटेंट्स को एक्टिवेट और क्लियर करता है |
Ctrl + C	सिलेक्शन को कॉपी करता है, जिससे इसे पेस्ट किया जा सके; ठीक एडिट, कॉपी कमांड की तरह |
Ctrl + X	सिलेक्शन को क्त करता है जिससे इसे पेस्ट किया जा सके, ठीक एडिट, क्त कमांड की तरह |
Ctrl + V	सिलेक्टेड सेल पर पेस्ट होता है, ठीक एडिट, पेस्ट कमांड की तरह |
Ctrl + Z	लास्ट कमांड को अन्डू करता है |
Ctrl + Backspace	वर्कशीट को रिपोजीशन करता है जिसमे एक्टिव सेल दिखाई दे |

सेल की हाईट और विड्थ बदलना (Changing Cell Height and Width) (CCC Study Material in Hindi)

एक वर्कशीट या इसमें शामिल टेबल की अपीयरेंस (appearance) को बेहतर बनाने के लिए, आप कॉलम्स की विड्थ एवं रोज की हाईट को एडजस्ट कर सकते है | इस तरह आप एक पेज पर अधिक डाटा फिट कर सकते है | यदि जरूत पड़े तो, आप गुप्त डाटा को छिपा भी सकते है | कलम विड्थ कैसे एडजस्ट की जाती है? (how to Adjust Column Width) एक वर्कशीट में बेहतर अपीयरेंस पाने के लिए आप एक या अधिक कॉलम्स की विड्थ को एडजस्ट कर सकते है | यदि कॉलम, एक नंबर, डेट या टाइम प्रदर्शित करने के लिए, पर्याप्त चौड़ा नही है तो एक्सेल 2010 इसे # कैरेक्टर्स का प्रयोग करके एक सेल में प्रदर्शित करता है | इसलिए आपको पूरी सुचना दिखने के लिय, कॉलम विड्थ एडजस्ट करने की जरूरत पद सकती है | उदाहरण 7 उन तरीको का वर्णन करें जिससे आप कॉलम विड्थ एडजस्ट कर सकते है | समाधान कॉलम विड्थ को माउस से एडजस्ट करने के लिए:

1. उस कॉलम को सिलेक्ट करो जिसके लिल्ये आप विड्थ बदलना चाहते है |
2. माउस पॉइंटर को कॉलम हैडिंग के दी तरफ, कॉलम सेपरेटर पर रखो पॉइंटर एक डबल हैडेड (डबल हेडेड) होरिज़ॉंटल (horizontal) ऐरो में बदल जायेगा (चित्र 17 देखें)
3. कॉलम को बाए या दाएँ की और ड्रैग करो जब तक शैडो वहाँ न पहुँच जाएँ, जहाँ आप चाहते है | विड्थ बॉक्स, जो टैब दीखता है, जब आप कॉलम को ड्रैग करते है, इस कॉलम विड्थ के लिए न्यूमेरिक वैल्यू डिस्प्ले करता है |

रिबन का प्रयोग करके कॉलम विड्थ एडजस्ट करना :

1. कॉलम्स में सेल्स सिलेक्ट करो जिन्हें आप बदलना चाहते है |
2. फ़ॉर्मेट मेन्यु पर क्लीक करो और कॉलम को हाईलाईट करो | (चित्र 18 देखें)

चित्र 17 :- माउस से कॉलम की विड्थ बदलना

3. कॉलम विड्थ एडजस्ट करने के लिए इनमे से एक आप्शन चुनो |
4. OK पर क्लीक करो |

चित्र 18 :- फ़ॉर्मेट कॉलम आप्शन

आप्शन (Option)	विवरण (Description)
कॉलम विड्थ (Column Width)	कॉलम विड्थ डायलोग बॉक्स दिखाई देता है | विड्थ टाइप करो और OK पर क्लीक करो |
ऑटोफिट सिलेक्शन (Auto fit Selection)	यह आप्शन विड्थ को अपने आप एडजस्ट करता है |
स्टैंडर्ड विड्थ (Standard Width)	यह आप्शन, सभी सिलेक्टेड कॉलम्स को डिफ़ॉल्ट कॉलम विड्थ के अनुसार एडजस्ट करता है |

एक कॉलम विड्थ को कॉपी करने के लिए:

1. कॉलम में सेल्स सिलेक्ट करो जिन्हें आप को कॉपी करना है |
2. स्टैंडर्ड टूलबार स्थित कॉपी बटन अपर क्लीक करो |
3. उन सेल्स को सिलेक्ट करो जहाँ आप इस विड्थ को एप्लाई करना चाहते है |
4. एडिट मेन्यु पर क्लीक करो पेस्ट स्पेशल चुनो | चित्र 20 की तरह से पेस्ट स्पेशल डायलोग बॉक्स दिखाई देगा |

चित्र 19 :- कॉलम विड्थ डायलोग बॉक्स

5. इस डायलोग बॉक्स में, पेस्ट ग्रुप में से कॉलम विड्थ को चुनो |
6. OK पर क्लीक करो

चित्र 20 :- पेस्ट विकल्प द्वारा कॉलम विड्थ को कॉपी करना रो हाईट को कैसे एडजस्ट करें ? (How to Adjust Row Height) आप रो हाईट को एक वर्कशीट में एडजस्ट कर सकते है ताकि टाइटल्स (titles), सबटोटल (subtotals) और ग्रांडतोटल्स (Grand totals)  के लिए पर्याप्त जगह बन सके | उदाहरण 8 आप रो हाईट कैसे एडजस्ट करेंगे ? माउस का प्रयोग करके रीबन द्वारा समाधान (a)

1. उन रोज को सिलेक्ट करो जिसके लिए आप हाईट को एडजस्ट करना चाहते है |
2. जिस रो, को अप बदलना चाहते है उसके रो हैडर के ठीक निचे स्थित लाइन पर माउस पॉइंटर को रखो | मौएस पॉइंटर एक डबल हैडेड वर्टिकल ऐरो में बदल जायेगा | (चित्र 21 देखें)
3. डबल हैडेड पॉइंटर को उपर और निचे टैब तक ड्रैग करो जब तक की आवश्यक हाईट न मिल जाए | अब माउस बटन को रिलीज कर दो | स्क्रीन टिप इस रो हाईट की न्यूमेरिक वैल्यू बतायेगा |

समाधान (b)

1. प्रत्येक रो में एक सेल सिलेक्ट करो जिसे आप बदलना चाहते है |
2. फ़ॉर्मेट मेन्यु पर क्लीक करो और रो को हाईलाईट करो
3. इनमे से किसी एक आप्शन पर क्लीक करो |

आप्शन (Option)	विवरण (Description)
हाईट (Height)	रो हाईट डायलोग बॉक्स प्रदर्शित करने के लिए रो हाईट एंटर करो और Ok पर क्लीक करो (चित्र 22 देखें)
ऑटोफिट (Auto Fit)	एक्सेल रो हाईट को ऑटोमैटिक रूप से एडजस्ट करता है |

चित्र 21 :- माउस से रो हाईट बदलना चित्र 22.- रो हाईट डायलोग बॉक्स

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