DOEACC NIELIT CCC Mail Merge Study Material in Hindi

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मेल मर्ज (Mail Merge) (CCC Study Material)

मेल मर्ज एक मास मेलिंग सुविधा है जो नाम, एड्रेस और रेसिपिएंटस के बारे में अन्य जानकारी लेती है और इस जानकारी को एक लेटर के साथ मर्ज कर देती है | मेल मर्ज प्रिंटिंग (शोर्ट में मर्ज प्रिंटिंग) में दो फाइल्स का प्रयोग होता है | एक डाटा फाइल जिसमे डाटा आइटम्स (या फील्ड्स) होते है जो किसी विशेष क्रम में व्यवस्थित होते है, और एक मास्टर फाइल जिसमे स्टैंडर्ड टेक्स्ट एवं डाटा वेरिएबल्स होते है, जो निश्चित डाटा आइटम्स से रिप्लेस किये जाते है, जिन्हें वर्ड 2010 में मर्ज ऑपरेशन के दौरान डाटा फाइल से लिया जाता है |

एक मेल मर्ज लेटर बनाना (Creation a Mail Marge Letter) (DOEACC CCC Study Material)

एक मर्ज डॉक्यूमेंट को किस तरह से बनाना और प्रिंट करना है, इसका बेस्ट तरीका है, एक प्रैक्टिकल उदाहरण लेकर समझना | इसे निचे बताया गया है | मेल मर्ज के लिए एक डॉक्यूमेंट बनाना मेल मर्ज के लिए, आपके पास निम्न होना चाहिए:

• एक डाटा सोर्स बनाएँ |
• एक मेन डॉक्यूमेंट बनाएँ |
• मेन डॉक्यूमेंटस में फील्ड्स इन्सर्ट करें |
• डिजाईन और डाटा एंट्री एरर्स की जाँच करो |
• डाटा सोर्स डॉक्यूमेंट और मेन डॉक्यूमेंट को मर्ज करें और अंत में म्जर्ड डॉक्यूमेंट को प्रिंट करें |

डाटा सोर्स की प्लानिंग करना (Planning Data Source) (CCC Study Material in Hindi)

एक डाटा सोर्स डॉक्यूमेंट को डिजाईन करना मेज मर्ज फीचर को प्रयोग करने का एक महत्त्वपूर्ण भाग है | शुरू के लिए, आप ऐसा डाटा सोर्स डॉक्यूमेंट बना सकते है जिसमे एक फिल्ड आपके फ्रेंड के नाम का हो, एक एड्र्स का और एक सिटी और पिनकोड का हो | यह हमेशा अच्छा होता है यदि आप डाटा को मल्टीपल फील्ड्स में ही पढ़े | अर्थात आप नाम फिल्ड के लिए फर्स्ट नेम और लास्ट नेम दो फील्ड्स प्रयोग कर सकते है | इसी तरह से आप हाउस नंबर कॉलोनी, सिटी और पिन के लिए अलग-अलग फील्ड्स रख सकते है | उदाहरण के लिए, यदि आप एक मैसेंजर के द्वारा एक नियंत्रण पत्र डिलीवर करना चाहते है, तो आपको एड्रेसेज को कॉलोनी फिल्ड के आधार पर सॉर्ट करना होगा, ताकि निमंत्रण जो एक ही कॉलोनी के होते है, को मैसेंजर द्वारा एक साथ भेजे जा सकते है |

मेल मर्ज स्टार्ट करना (Starting Mail Merge) (DOEACC CCC Study Material in Hindi)

वर्ध 2010 में एक स्टेप बाई-स्टेप मेल मर्ज विजार्ड होता है जो आपको मर्ज डॉक्यूमेंट बनाने तक की प्रक्रिया में गाइड करता है | मेलमर्ज हेल्पर का प्रयोग करना के लिए: पहले एक ब्लैंक डॉक्यूमेंट बनाये |

1. मेलिंग्स टैब पर छलक करें जो स्टार्ट मेल मर्ज ग्रुप में होता है, और कोलक करें, डाउन पोइंटिंग ऐरो लिस्ट दिखाई देगी, जैसी चित्र 1 में दिखाई गयी है, जिसमे पञ्च चॉइस – लेटर्स, ई-मेल मैसेजस, एन्वल्प्स, लेबल्स और डायरेक्ट्री होती है |

मेल मर्ज प्रोसेस की पहली स्टेप है मेन डॉक्यूमेंट बनाना, क्योकि मेन डॉक्यूमेंट जिस तरह का होता है, उसी के अनुसार बाकी की चॉइस होती है जो आप मेल मर्ज हेल्पर में चुन सकते है | नोट करें लेटर्स, ई-मेल मैसेजेस, एनवलप्स, लेबल्स और कैट्लोग्स विभिन्न प्रकार के डॉक्यूमेंटस है जो आप मेल मर्ज विजार्ड का प्रयोग करके तैयार कर सकते है | अत: हेल्पर आपको डाटा सोर्स की अलग-अलग चॉइस प्रदान करता है |

मेन डॉक्यूमेंट बनाना (Creating Main Document) (CCC Question Answer Study Material in Hindi)

मेन डॉक्यूमेंट बनाने के लिए:

1. स्टार्ट मेल मर्ज ग्रुप में से मेलिंग्स टैब पर क्लीक करें और फिर डाउन पोइंटिंग ऐरो पर क्लीक करके स्टेप-बाई-स्टेप मेल मर्ज विजार्ड को सिलेक्ट करें |

चित्र 1. डाटा सोर्स ड्रॉप डाउन लिस्ट बनाना

2. दाई और मेल मर्ज टास्क पेन बॉक्स दिखाई देता है, जैसे चित्र 2 में दिखाया गया है, यह विजार्ड के 6 स्टेप्स में से पहला स्टेप है |

चित्र 2. मेल मर्ज टास्क पेन (स्टेप 1)

3. सिलेक्ट डॉक्यूमेंट टाइप में से, लेटर रेडियो बटन चुनें |
4. नेक्स्ट स्टार्टिंग डॉक्यूमेंट पर क्लीक करो |

विजार्ड आपको बाकी की मेल प्रक्रिया के लिल्ये गाइड करता है | निचे भी जानकारियां दी गयी है जो स्टेप-बाई-स्टेप क्रम में लिस्टेड है |

5. सिलेक्टेड स्टार्टिंग डॉक्यूमेंट के अंतर्गत तीन विकल्प होते है, युस द करेंट डॉक्यूमेंट रेडियो बटन पर क्लीक करें, जो निर्धारित करता है की आप कैसे अपने लेटर्स सैट अप करना चाहते है (देखें चित्र 4)

चित्र 3. मेल मर्ज टास्क पेन स्टेप 2)

6. नेक्स्ट सिलेक्ट रेसिपिएंटस पर क्लीक करें |
7. सिलेक्ट रेसिपिएंटस के अंतर्गत टाइप इ न्यू लिस्ट रेडियो बटन पर क्लीक करें (चित्र 4 में देखें)
8. टाइप एक न्यू लिस्ट सैक्शन में क्रिएट……..पर क्लीक करें |

चित्र 4. मेल मर्ज टास्क पेन (स्टेप 3) डाटा सोर्स निर्धारित करना इसमें वो फील्ड्स होते है जो आप डाटा सोर्स में निर्धारित करते है | आप जितने चहिये उतने डाटा रिकॉर्डस एंटर कर सकते है | डाटा एंटर करने के बाद, क्लोज बटन पर क्लीक करें ताकि एड्रेस लिस्ट सेव की जा सकें (चित्र 5 देखें) चित्र 5 न्यू एड्रेस लिस्ट डायलोग बॉक्स

9. एक न्यू एड्रेस लिस्ट डायलोग बॉक्स चित्र 5 की तरह से दिखाई देगा | जो भी सुचना आप डाटा सोर्स में शामिल करना चाहते है, उन्हें टाइप करें |

फिल्ड नेम्स को ऐड करना और हटाना (Adding and Removing Field Names) (CCC Online Practice Set)

यदि आपको न्यू एड्रेस लिस्ट डायलोग बॉक्स में सभी फिल्ड नेम्स नहीं चाहिए, तो निम्न सभी फिल्ड नेम्स के लिए, पहले फिल्ड सिलेक्ट करें और फिर कस्टमाइज कॉलम बटन पर क्लीक करें | कस्टमाइज एड्रेस लिस्ट डायलोग बॉक्स चित्र 6 की तरह दिखेगी | चित्र 6. कस्टमाइज एड्रेस लिस्ट डायलोग बॉक्स

10. कस्टमाइज एड्रेस लिस्ट डायलोग बॉक्स में से फिल्ड नेम्स के क्रम को चुनें और OK पर क्लीक करें |
11. चुने गये फिल्ड नेम्स है: टाइटल, फर्स्ट नेम, लास्ट नेम, एड्रेस लाइन 1, सिटी, जिप कोड |
12. फिल्ड नेम्स के अंतर्गत ये टाइप करें (अगले फिल्ड में जाने के लिए टैब की का प्रयोग करें |

Title : Mr. First Name: Rahul Last Name: Verma Address Line 1 : 12-A, Vikaspuri Pin : 110 110 पहली एंट्री पूरी करने के बाद, न्यू एंट्री पर क्लीक करके अन्य डाटा रिकॉर्ड को इस तरह से एंटर करें | Title: Ms. First Name: Ujjaval Last Name: Batra Address Line 1: A-3, Janakpuri city : New Delhi Pin: 110 449 Title: Mr. First Name: Ravi Last Name: Kumar Address Line 1: D2/4, Model Town Pin: 110 009

डाटा सोर्स को सेव करना (Saving Data Source) (CCC Syllabus in Hindi)

जब आप फील्ड्स को ऐड करना, रिमूव करना और अरेंज करने का काम खत्म कर देते है, तब अपने डाटा सोर्स को सेव करें |

13. चित्र 7 की तरह से सेव एड्रेस लिस्ट डायलोग बॉक्स दिखाई देगा | अपनी डाटा सोर्स फाइल के लिएय नाम और लोकेशन एंटर करें, मानलो doc और सेव करने के लिए सेव बटन पर क्लीक करें |

चित्र 7 सेव एड्रेस लिस्ट डायलोग बॉक्स

14. मेल मर्ज रेसिपिएंटस बॉक्स चित्र 8 की तरह से दिखाई देती है | उन रेसिपिएंटस को चुनें जो आपकी मर्ज प्रक्रिया में प्रयोग किये जायेंगे |

चित्र 8 मेल मर्ज रेसिपिएंटस  दयोलोग बॉक्स

15. OK पर क्लीक करें |
16. नेक्स्ट : राइट योर लेटर पर क्लीक करें |

लेटर टाइप करना (Typing Letter) Pitampura New Delhi – 110034 Ref. Rahul/Comm/20 Dated : 3^rd June 2017 To                 <<Title>> <<First Name>>                 <<Last name>>                 <<Address 1>>                 <<City>>- <<Pin>> Dear << Title<|>> <<Last Name>> I Have to Inform You that th meeting of the club committee will be held at the club House. 36-N Chanakapuri, Vinay Marg on Tuesday 25 June, 2017 at 8:30 P.M I hope you will make it convenient to attend the conference. The agenda for the conference is as under:

1. Confirmation of the minutes of the last meeting (enclosed).
2. Accounts and internal Auditors Reports for the months of feb and March 2017 (enclosed).
3. Election of new members.
4. List of outstandin.
5. Any other mater with the permission of the Chairman.

Your Faithfully, Signature

मास्टर डॉक्यूमेंट में फिल्ड नेम्स इन्सर्ट करना (Inserting Field Names in the Master Document) (CCC Question Paper)

जब आप मर्ज फिल्ड नेम्स को मास्टर डॉक्यूमेंट में रखते है, तब आप वर्ड 2010 को यह कहते है की कहाँ पर आपको डाटा सोर्स का टूल से ली गयी एरिएबल सुचना दिखानी है | आप देखेंगे की वर्ड 2010 प्रत्येक फिल्ड नेम्स को <<>> चिन्हों के बीच रखता है | एक फिल्ड इन्सर्ट करने के लिए:

1. मेलिंग टैब में, राइट एण्ड इन्सर्ट फील्ड्स ग्रुप में इन्सर्ट मर्ज फिल्ड पर क्लीक करें | डाउन पोइंटिंग ऐरो पर क्लीक करें और उन फिल्ड नेम्स को चुने जो आप मास्टर डॉक्यूमेंट में दिखाना चाहते है | आप इस लिस्ट में से फिल्ड नेम्स चुनते है | (चित्र 9 देखें)

चित्र 9 मेल मर्ज टास्क पेन (स्टेप 4)

2. मर्ज फिल्ड नेम से टाइटल पर क्लीक करके इसे डॉक्यूमेंट में इन्सर्ट करें |

चित्र 10 अधूरी स्क्रीन (स्टेप 5)

3. Spacebar की दबाएँ टाइटल और फर्स्ट नेम के बीच एक खली स्पेस इन्सर्ट करें |
4. Spacebar की को दबाएँ जिससे फर्स्ट नेम और लास्ट नेम के बीच एक खली स्पेस इन्सर्ट हो |
5. इन्सर्ट मर्ज फिल्ड बटन पर क्लीक करें और लास्ट नेम को चुनें |
6. अगली लाइन में जाने के लिए Enter की दबाएँ |
7. कर्सर को <<एड्रेस>> सिलेक्ट करे और Enter की दबाएँ |
8. फिर से कर्सर को <<Address 1>> के निचे रखें | इन्सर्ट मर्ज फिल्ड बटन क्लीक करें | <<City>> सिलेक्ट करें और एक hygen टाइम करें और <<Pin>> सिलेक्ट करें जो  मर्ज फिल्ड बटन में से है और Enter की दबाएँ |
9. एक खाली लाइन छोड़ने के लिए Enter की को दो बार दबाएँ |
10. Dear टाइप करके Spacebar दबाएँ |
11. इन्सर्ट मर्ज फिल्ड बटन क्लीक करें और <<Title>> चुनें |
12. Spacebar दबाएँ ताकि Title और Cast name में जगह छोड़ी जा सके |
13. इन्सर्ट मर्ज फिल्ड बटन पर क्लीक करें और <<Last Name>> सिलेक्ट करें |
14. एक कौमा टाइप करें और Enter की दोबारा दबाएँ ताकि एक खाली लाइन छोड़ी जा सके |
15. उपरोक्त सभी स्टेप्स पुरे करके, आपकी स्क्रीन चित्र 10 की तरह दिखाई देगी |
16. अब लेटर का बाकी बहग टाइप करें |

मास्टर डॉक्यूमेंट को सेव करना (Saving the Master Document) (CCC Study Material in PDF)

17. जब आपने मेन डॉक्यूमेंट पूरा कर लिया और सभी मर्ज फील्ड्स को इन्सर्ट कर दिया, तब ऑफिस बटन पर सेव ऐज को क्लीक करें |
18. डॉक्यूमेंट का नाम दें और सेव बटन पर क्लीक करें |
19. नेक्स्ट : प्रीव्यू योर लेटर पर क्लीक करें |
20. लेटर के प्रीव्यू में, (>>) बटन पर क्लीक करें ताकि पहला रिकॉर्ड देखा जा सके, और दुसरे रिकॉर्ड पर जाने के लिए (>>) ऐरो बटन पर क्लीक करें (चित्र 10 देखें)
21. नेक्स्ट : कम्प्लीट डा मर्ज पर क्लीक करें ( चित्र 11 में देखें)

चित्र 11. अधूरी स्क्रीन (स्टेप 6)

22. व्यक्तिगत डॉक्यूमेंट को पर्सनलाइन्ज करने के लिए आप पहले मर्ज को पपूरा करें, फिर आप रिजलिटिंग डॉक्यूमेंट में जो सूचना चाहते है उसे एडिट करें |
23. एडिट इंडिविजुअल लेटर्स…….पर क्लीक करें जो मर्ज सेक्शन मे होता है | चित्र 12 की तरह से मर्ज टू न्यू डॉक्यूमेंट डायलोग बॉक्स दिखाई देता है |

चित्र 12. मर्ज टू न्यू डॉक्यूमेंट डायलोग बॉक्स

24. मर्ज रिकॉर्ड में, जो रिकार्ड्स आप मर्ज करना चाहते है, उन्हें चुन लें |
25. ऑल रेडियो बटन पर क्लीक करें और फिर OK पर क्लीक करें | वर्ड 2010 एक न्य मर्जड डॉक्यूमेंट बनाता है और उसे ओपन करता है | आपका मेन डॉक्यूमेंट भी ओपर रहता है | आप यदि चाहते है तो उसमे भी जा सकते है और सभी डॉक्यूमेंटस में बदलाव करके फिर सभी मर्जड डॉक्यूमेंट को सेव कर सकते है | ऑफिस बटन को क्लीक करें और फाइल सेव करें |

मर्जड लेटर्स को प्रिंट करना (Printing the Merged Letters) (CCC Online Book Preparation) 

यदि अप लेटर्स प्रिंट करना चाहते है, तो यह सुनिश्चित करें की प्रिंटर ऑन है और यह प्रिंट करने के लिए तैयार है | अब फिनिश ग्रुप में फिनिश एण्ड मर्ज पर क्लीक करें | डाउन पोइंटिंग ऐरो पर क्लीक करें और प्रिंट डॉक्यूमेंटस…..चुने | मर्ज टू प्रिंटर डायलोग बॉक्स दिखाई देता है | रिकार्ड्स सिलेक्ट करें और OK पर क्लीक करे |

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