CCC Study Material in Hindi Preparation of Slides

  CCC Study Material in Hindi Preparation of Slides : NIELIT (DOEACC) CCC Study Material की आज की पोस्ट में आप सीखने जा रहे है पॉवरपॉइंट (PowerPoint) में स्लाइड्स की तैयारियाँ (Preparation of Slides) इसमें आप Slides बनाना सीखेंगे | CCC Study Material in Hindi के लिए हमने आपको PowerPoint की यह पोस्ट CCC Exam Question Paper के लिए तैयार की है जो बहुत इम्पोर्टेन्ट पोस्ट है इसमें से आपसे CCC Study Material in English या CCC Study Material in PDF Download in Hindi में से Questions पूछे जाते है | हम CCC Study Material की इस पोस्ट के बाद आपको CCC Question Answer, CCC Question Paper, CCC Model Paper, CCC Sample Paper in Hindi and English शेयर करेंगे जिसे आपको अच्छे से पढ़ना होगा |

CCC Study Material

स्लाइड्स की तैयारियाँ  (Preparation of Slides) (CCC Study Material)

वर्ड टेबल या एक ऐक्सेल वर्कशीट इन्सर्ट करना (Inserting Word Table or an Excel Worksheet) (CCC Study Material in Hindi)

एक टेबुलेटेड डाटे ऐड करने के कई तरीके हो सकते हैं जैसे आप वर्ड फाइल में से टेबल इन्सर्ट कर सकते हैं या पॉवर पॉइंट में से लेआउट ऑप्शन्स चुन सकते हैं। इसके अलावा आप ऐक्सेल वर्कशीट में से भी डाटा को इन्सर्ट कर सकते हैं। आप बिना MS वर्ड 2010 का प्रोयोग किए हुए, अपने प्रेजेन्टेशन में भी टेबल बना सकते हैं। टेबल के साथ एक नई स्लाइड बनाने के लिएः

1. इन्सर्ट टैब पर क्लिक करो और स्लाइड ग्रुप में जाकर न्यू स्लाइड को चुनो, स्लाइड की लिस्ट दिखाई देगी।
2. टाइटल और कंटेट स्लाइड पर क्लिक करें। चित्र 7.25 की तरह से एक नई स्लाइड दिखाई देगी।
3. इन्सर्ट टेबव प्लेस होल्डर पर क्लिक करें। चित्र 7.25 की तरह से एक नई स्लाइड दिखाई देगी।
4. इन्सर्ट टेबल डायलॉग बॉक्स में कॉलम (column) और रोज (rows ) की संख्या डालो, जितनी आप टेबल में रखना चाहते हैं। आप कॉलम की संख्या टाइप कर सकते हैं या इन सख्याओं को दर्शाने के लिए एडिट बॉक्स के दाई ओर के अप या डाउन ऐरो को क्लिक कर सकते हैं।
5. कॉलम तथा रो की संख्या निश्चित के बाद टेबल बनाने के लिए OK पर क्लिक करो।
6. चित्र 7.27 की तरह एक टेबल दिखई देगी।

टेबव में टेक्स्ट एंटर करना (Entering Text in a Table) जब आप एक नई टेबल बनाते हैं तो यह पूरी तरह से खाली होती है और एक ग्रे (grey) फ्रेम के भीतर स्लाइड पर चित्र 7.27 की तरह दिखाई देती है। जब आप टेबव को इन्सर्ट करते हैं चो इन्सर्शन पॉइन्ट टेबल के ऊपर बाएँ किनारे पर स्थित पहले सेल में चमकता रहता है। आप जो भी टेक्स्ट टाइप करते हैं वह इसी इन्सर्शन पॉइंट पर दिखाई देता है। टेबल में टेक्स्ट डालने के बाद जब आप एडिट मोड से बाहर आना चाहते हैं तो टेबल के बाहर कहीं पर भी क्लिक करो। एक टेबल की एडिटिगं (Editing a table) एक बार जब आपने टेबल बना ली, और इसमें टेक्स्ट या नंबर एंटर कर दिए तो आप इसका स्ट्रक्चर (Structure) मॉडिफाई (modify) करने के लिए इसमें सेल्स, कॉलम्स एवं रोज (ROWS)  को जोड़ सकते हैं, हटा सकते हैं, मूव करवा सकते हैं तथा उनको कॉपी कर सकते हैं। आप कॉलम्स की चौड़ाई (Width) एवं रोज की ऊचाई (height) भी बदल सकते हैं तथा टाइप किए गए टेक्स्ट को सेल्स में जगह देने के लिए सेल्स को मर्ज (merge) या स्प्लिट (Split)  कर सकते हैं। सेल्स, कॉलम्स एवं रोज को सिलेक्ट करना  (Selecting Cells, Columns and Rows) चित्र : 7.25 टेबल प्लेस होल्डर के साथ  चित्र :- 7.26 इन्सर्ट टेबल डायलोग बॉक्स  चित्र :- 7.27 टेबल सहित, स्लाइड  सेल्स को सिलेक्ट करने के लिएः

1. एक सिंगल सेल सिलेक्ट करने के लिए, माउस पॉइंटर को सेल के बाएँ भीतरी किनारे पर रखो। जैसे ही पॉइंटर राइट ऐरो में बदलता है, सेल पर क्लिक करो।
2. एक ही कॉलम में एक दूसरे से सटे हुए (adjacent) सेल्स को सिलेक्ट करने के लिए, पहले सेल में कहीं भी क्लिक करो और माउस पॉइंटर को कॉलम में ऊपर से नीचे की ओर खींचो।
3. एक ही रो में एक दूसरे से सटे हुए सेल्स को सिलेक्ट करने के लिए, पहले सेल में कहीं भी क्लिक करो और माउस पॉइंटर को रो में बाएँ से दाई ओर खींचो।
4. कई सेल्स को सिलेक्ट करने के लिए, पहले सेल पर क्लिक करो और फिर Shift key दबाए रखकर, दूसरे सेल पर क्लिक करो। दोनों सेल एवं इनके बीच के भी सभी सेल सिलेक्ट हो जाते हैं।

सेल्स की एक रो सिलेक्ट करनाः

1. माउस पॉइंटर को टेबल के बाएँ किनारे के पास रखें। जब पॉइंटर राइट ऐरो में बदल जाता है, तब रो पर क्लिक करे जैसा चित्र 7.28 में दिखाया गया है। या टेबल टूल कॉन्टेक्सचुअल टैब में से ल्आउट टैब पर क्लिक करके, टेबल ग्रुप में, सिल्क्ट डाउन पॉइंटिंग ऐरो पर क्लिक करें और सिलेक्ट रो चुनें।

एक कॉलम या कई कॉलम्स को सिलेक्ट करने के लिएः

1. एक कॉलम या कॉलम्स के सबसे ऊपर के बॉर्डर पर माउस पॉइंटर रखो। पॉइंटर डाउन ऐरो में बदल जाएगा। अब पूरे कॉलम को सिलेक्ट करने के लिए बाएँ माउस बटन को क्लिक करो (देखें चित्र 7.29) या टेबल टूल्स कॉन्टेक्सचुअल टैब में, लेआउट टैब पर क्लिक करें। टेबल ग्रुप में से सिलेक्ट कॉलम पर क्लिक करें।।

चित्र 7.28 टेबल में एक पूरी रो (Row) को सिलेक्ट करना  चित्र 7.29 :- एक कॉलम (Column) सिलेक्ट करना    कॉलम्स एवं रोज को डिलीट करने के लिएः

1. डिलीट किए जाने वाले कॉलम / रो को सिलेक्ट करो।
2. टेबल टूल्स कान्टेक्सचुअल टैब में लेआउट टैब पर क्लिक करें। रोज और कॉलम ग्रुप में डिलीट कॉलम या रोज को सिलेक्ट करो। या माउस पर राइट क्लिक करके, डिलीट रोज या कॉलम को चुनो।

सेल्स की कॉपी करना या उन्हें मूव कराना (Copying and Moving Cells) एक बार जब आप एक सेल के कंटेंट्स को सिलेक्ट करते हैं, तो आप ड्रैग एंड ड्रॉप ऑप्शन का प्रयोग करके इन्हें दूसरी लोकेशन पर कॉपी या मूव करवा सकते हैं। दूसरे तरीके में, आप एडिट मेन्यू से कट, कॉपी या पेस्ट कमांड को चुनो या सेल पर राइट माउस बटन से क्लिक करने पर जो शॉर्टकट मेन्यू आता है उसमें से कट, कॉपी और पेस्ट कमांड्स को चुनो। ड्रैग एंड ड्रॉप का प्रयोग करके सेल कंटेट्स की कॉपी करना या उन्हे मूव कराने के लिएः

1. उस टेक्स्ट को सिलेक्ट करो जिसे आप मूव कराना चाहते हैं या जिसकी कॉपी करना चाहते हैं।
2. क्लिप बोर्ड ग्रुप के होम टैब में से या शॉर्टकट मेन्यू में से कट (मूव करने के लिए) या कॉपी को चुनो।
3. कट और कॉपी किए गए टेक्स्ट को जहाँ आप रखना चाहते हैं वहाँ इन्सर्शन पॉइंट को पोजीशन करने के लिए टेबल में क्लिक करो।
4. होम टैब क्लिप बोर्ड ग्रुप या शॉर्टकट मेन्यूज से पेस्ट चुनो। कट या कॉपी किया गया टेक्स्ट, इन्सर्शन पॉइंट पर मूव या कॉपी हो जाएगा।
5. सिलेक्ट किए गए टेक्स्ट को मूव करने के लिएः माउस पॉइंटर को सिलेक्ट किए गए टेक्स्ट पर रख कर बाएँ माउस बटन को दबाए रखकर टेक्स्ट को डेस्टिनेशन (destination) सेल तक ड्रैग करके ले जाओ।
6. सिलेक्ट किए गए टेक्स्ट को कॉपी करने के लिएः माउस पॉइंटर को सिलेक्ट किए हुए टेक्स्ट पर रख कर, Ctrl key को दबाए रखकर, माउस के बाएँ बटन को दबाओ और इसे दबाए रखकर ही टेक्स्ट को डेस्टिनेशन सेल तक ड्रैग करके ले जाओ।

 चित्र 7.30  कंटेंट्स के साथ एक सेल को कॉपी करना    कॉलम्स और रोज को जोड़ना (Adding Columns and ROWS) एक कॉलम इन्सर्ट करने के लिएः

1. जहाँ आप चाहते हैं कि नया कॉलम इन्सर्ट हो ठीक उसके अगले कॉलम में कहीं भी क्लिक करो।
2. टेबल टूल्स कॉन्टेक्सचुअल टैब में लेआउट टैब पर क्लिक करें। रोज और कॉलम ग्रुप में इन्सर्ट कॉलम टू द लेफ्ट या राइट को चुनो। सिलेक्ट किए गए कॉलम के बाई या दाई ओर एक कॉलम इन्सर्ट हो जाएगा। या माउस पर राइट क्लिक करें, इन्सर्ट चुनें, एक सबमेन्यू दिखाई देगा, इन्सर्ट कॉलम टू द लेफ्ट या राइट चुनें।

एक रो इन्सर्ट करने के लिएः

1. जहाँ आप ऩई रो को इन्सर्ट करना चाहते हैं, ठीक उसके अगली वाली रो पर कहीं भी क्लिक करो।
2. टेबल टूल्स कॉन्टेक्सचुअल टैब में, लेआउट टैब पर क्लिक करें। रोज एंड कॉलम ग्रुप में इन्सर्ट रोज अबव (above) या बिलो  (below) को चुनो। सिलेक्ट की गई रो  ऊपर या नीचे एक रो इन्सर्ट हो जाएगी या माउस पर राइट क्लिक करके भी आप यही विकल्प चुन सकते हैं।

  चौड़ाई एवं रो की ऊँचाई बदलना (Changing Column Width and Row Height) आप एक टेबल की रोज की साइज को उनकी ऊँचाई कम ज्यादा करके बदल सकते हैं। इसी प्रकार आप कॉलम्स की साइज को बदलने के लिए उनकी चौड़ाई को घटा या बढ़ा सकते हैं। कॉलम की चौड़ाई बदलना  (Changing Column Width) एक टेबल में कॉलम की चौड़ाई बदलने के लिएः

1. पॉइंटर को कॉलम के दाएँ बॉर्डर पर रखो जब तक यह डबल लाइन और ऐरो में बदल न जाए। (चित्र 7.31 देखें)
2. कॉलम के बॉर्डर को बाई या दाईं ओर ड्रैग करो ताकि कॉलम की चौड़ाई कम या ज्यादा की जा सके। एक डैश्ड लाइन (dashed line) टार्गेट कॉलम विड्थ (target column width)
3. माउस बटन को छड़ो। कॉलम की चौड़ाई नई साइज में जितनी आपने खींचकर निश्चित की थी, बदल जाएगी।
4. टेबल टूल्स कॉन्टेक्सचुअल टैब में जाकर लेआउट टैब पर क्लिक करें। सेल्स साइज ग्रुप में से टेबल कॉलम विड्थ अप और डाउन ऐरो पर क्लिक करके सिलेक्टेड कॉलम की विड्थ सैट करें।

चित्र 7.31 कॉलम की चौड़ाई बदलना  रो की ऊँचाई बदलना  (Changing Row Height) एक टेबल में रो की ऊँचाई बदलने के लिएः

1. पॉइंटर को रो के दाएँ बॉर्डर पर रखो जब तक यह एक डबल लाइन और ऐरो में न बदल जाए।
2. रो के बॉर्ड को ऊपर या नीचे की तरफ ड्रैग करो ताकि रो की ऊँचाई बढ़ाई या घटाई जा सके। एक डैश्ड लाइन रो की ऊँचाई की ओर इशारा करती है। (देखें चित्र 7.32)
3. माउस बटन को छोड़ो । रो की ऊँचाई वह होगी जो आपने ड्रैग करके तय करी है।
4. टेबल टूल्स कॉन्टेक्सचुअल टैब में जाकर लेआउट टैब पर क्लिक करें। सेल्स साइज ग्रुप में से रो हाइट अप एंड डाउन ऐरो पर क्लिक करके सिलेक्टेड सेल की हाइट सैट करें।

सेल्स को मर्ज और स्प्लिट करना (Merging and Spliting Cells) एक बड़ा सेल, जो दो या अधिक सेल्स के बराबर हो, को बनाने के लिए आप एक दूसरे से सटे हुए सेल्स को मर्ज कर सकते हैं। चित्र 7.33 में सेल्स की मर्जिग करने पर आप से एक बड़े सेल में एक कॉलम हैडिंग डालने को कहा जाता है। यह बड़ा सेल कई छोटे सेल्स की चौड़ाई के बराबर होता है। चित्र 7.32 Row की ऊँचाई बदलना  7.33 पहली रो में सेल को मर्ज करना और इसे रो 2 में से सेल्स में स्प्लिट करना  दो या अधिक सेल्स को मर्ज करने के लिएः

1. मर्ज किए जाने वाले सेल्स को सिलेक्ट करो
2. टेबल टूल्स कॉन्टेक्सचुअल टैब पर क्लिक करें। लेआउट टैब पर क्लिक करें। अब मर्ज ग्रुप में मर्ज सेल पर क्लिक करो। या माउस पर राइट क्लिक करके, मर्ज सेल्स को चुनो।

एक सेल को स्प्लिट करने के लिएः

1. स्प्लिट किए जाने वाले सेल को सिलेक्ट करें। आप एक बार में एक ही सेल को स्प्लिट कर सकते हैं।
2. लेआउट टैब पर क्लिक करके मर्ज ग्रुप में से स्प्लिट सेल पर क्लिक करो। सेल दो बराबर चौड़ाई के सेल्स में स्प्पिट हो जाता है और यदि इसमें कोई भी टेक्स्ट होता है तो वह इसके बाईं ओर दिखाई पड़ता है।

Note :- एक सेल को स्प्लिट करने के बाद, आप शायद चाहें कि सेल की चौड़ाई को ऐडजस्ट किया जाए ताकि यह आपके करेंट सेल स्ट्रक्चर एवं लेआउट में सही दिखाई दे। बॉर्डर एवं फिल जोड़ना  (Adding Borders and Fills) पॉवरपॉइंट में सेल्स और टेबल के चारों ओर डिफॉल्ट बॉर्डर लगाते हैं, यह करेंट प्रेजेन्टेशन टेंपलेट में किया जाता है। आप सेल्स, कॉलम्स एवं रोज या पूरे टेबल के चारों ओर के बॉर्डर को बदल सकते हैं। टेबल का बॉर्डर बदलना  (Changing Table Borders) एक टेबल में बॉर्डर फॉर्मेटिंग के कई तरीके हो सकते हैं। आप इऩमें से चुन सकते हैः

1. बॉर्डर फॉर्मेट (कॉलम बॉर्डर, रो बॉर्डर और टेबल बॉर्डर, आदि)
2. बॉर्डर स्टाइल (सॉलिड लाइन, डैश्ड लाइन, डॉटेड लाइन, आदि)
3. बॉर्डर की चौड़ाई (.25 पॉइंट टू 6 पॉइंट)
4. बॉर्डर कलर

बॉर्डर फॉर्मेट और बॉर्डर टाइप जो आप चाहते हैं वह स्पेसिफाई करने के लिएः

1. पूरी टेबल या सेल कॉलम या रोज जिसके चारों ओर आप नया बॉर्डर लगाना चाहते हैं, को सिलेक्ट करो।
2. डिजाइन टैब पर टेबल टूल्स के अंतर्गत टेबल स्टाइल ग्रुप में बॉर्डर डाउन ऐरो पर क्लिक करो। इस बटन का वास्तविक नाम, अंतिम सिलेक्टेड आइटम के अनुसार बदलता है। बॉर्डर पैलेट ड्रॉप डाउन में अलग अलग बॉर्डर टाइप दिखाई देते हैं। (देखें चित्र 7.34)

चित्र 7.34 बॉर्डर पैलेट 

3. जो बॉर्डर आप चाहते हैं उस पर क्लिक करो। टेबल का चुना हुआ भाग नए टाइप के बॉर्डर को दिखाने के लिए बदल जाएगा।
4. यदि आप बॉर्डर लाइन स्टाइल बदलना चाहते हैं, तो ड्रॉप बॉर्डर के पास स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करो और पेन स्टाइल चुनों। पेन बॉर्डर स्टाइल पैलेट ड्रॉप डाउन मेन्यू, चित्र 7.35 की तरह सामने आता है।
5. जो बॉर्डर स्टाइल आप चाहते हैं, उस पर क्लिक करो। माउस पॉइंटर पेन स्टाइल में बदल जाएगा। टेबल रो या कॉलम लाइन पर क्लिक करो जो स्टाइल आपने सिलेक्ट किया है वही बॉर्डर स्टाइल दखने लगेगा।
6. यदि आप बॉर्डर की चौड़ाई या कलर बदलना चाहते हैं, तो स्टेप 2 से 4 को दोहराएँ जिसमें बॉर्डर विड्थ और बॉर्डर कलल बटन का प्रयोग करें। बदलाव करने के बाद, यदि जरूरी हो तो बॉर्डर बटन पर क्लिक करो ताकि नये फॉर्मेट के अनुसार टेबल को दोबारा ड्रॉ किया जा सके।

चित्र 7.35 बोर्डेर स्लाइड ड्राप डाउनलिस्ट दिखाई देती है |

7. यदि आप टेबल सेल्स के बीच बॉर्डर्स को डिलीट करना चाहेते हैं, तो इरेजर पर क्लिक करो या जब पॉइंटर पेंसिल के रूप में हो तब shift की को दबाए रखकर जिन बॉर्डर्स को आप डिलीट करना चाहते हैं उन पर क्लिक करें।

एत चार्ट स्लाइड बनाना (Creating a Chart Slide) पॉरपॉइंट, माइक्रोसॉफ्ट ग्राफ की मदद  से चार्ट बनाता या उसे मॉडिफाई करता है। माइक्रोसॉफ्ट ग्राफ एक ग्राफिंग प्रोग्राम है जो MS ऑफिस के कंपोनेंट्स जैसे वर्ड, ऐक्सेल, पॉवरपॉइंट के द्वारा शेयर किया जाता है। अतः यदि प जानते हैं कि एक MS ऑफिस कंपोनेंट में ग्राफिक्स किस प्रकार तैयार करना चाहिए तो आप यही तकनीक अन्य MS ऑफिस कंपोनेंट्स में भी इस्तेमाल कर सकते हैं। चार्ट्स जो आप बनाते हैं वह पॉवरपॉइंट 20010 में एम्बेडेड हो जाएगा औऱ चार्ट डाटा एक ऐक्सेल 2010 वर्कशीट में स्टोर हो जाता है जो पॉवरपॉइंट फाइल में शामिल होती है। एक चार्ट स्लइड बनाने के लिएः

1. स्लाइड्स ग्रुप में न्यू स्लाइड पर क्लिक करें। यह स्लाइड्स डिस्प्ले करता है जिसके बाद आप चार्ट स्लाइड ऐड कर सकते हैं या इलस्ट्रेशन ग्रुप में इन्सर्ट टैब पर क्लिक कर सकते हैं। अब चार्ट आयकन पर क्लिक करें।
2. न्यू स्लाइड दिखाई देती है। स्लाइड के सेंटर में टेबल, चार्ट, मीडीया क्लिप्स, स्मार्ट आर्ट आदि होते हैं। जैसा चित्र 7.36 में दिखाया गया है।
3. न्यू स्लाइड में इन्सर्ट चार्ट पर क्लिक करें। चित्र 7.37 की तरह से इन्सर्ट चार्ट डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है।

चित्र 7. 36 एक न्यू स्लाइड में चार्ट है | 

4. टेम्पलेट्स के अंतर्गत चार्ट टाइप चुनें। उदाहरण के लिए, यदि आप कॉलम चार्ट टाइप पर क्लिक करते हैं, तो कॉलम सेक्शन में अलग तरह के कॉलम्स होते हैं। मनचाही चार्ट टाइप चुनें। OK पर क्लिक करें।
5. ऐक्सेल वर्कशीट में एक सैंपल चार्ट दिखाई देता है और डाटाशीट विंडो जिसमें चार्ट के लिए डाटा रखा गया है, इसके ऊपर से दिखती है (देखें चित्र 7.38)
6. ऐक्सेल में सैंपल डाटा को रिप्लेस करने के लिए वर्कशीट के एक सेल पर क्लिक करें और फिर जो डाटा आप चाहते हैं, उसे टाइप करें जब आप ऐक्सेल में डाटा एंटर करते हैं, तो आप पॉवरपॉइंट में डाटा और चार्ट को एक साथ देख सकते हैं। (देखे चित्र 7.39)

चित्र 7.37 इन्सर्ट चार्ट डायलोग बॉक्स  चित्र 7.38 सैम्पल डाटा जो ग्राफिक रूप से डिस्प्ले किया गया है |  चित्र 7.39 पॉवरपॉइंट में एक सैम्पल चार्ट दीखता है |

7. एक्सेल में, ऑफिस बटन पर क्लिक करें फिर सेव ऐज पर क्लिक करें।
8. सेव ऐज डायलॉग बॉक्स में सेव इनः लिस्ट में से उस फोल्डर या ड्राइव को चुनें जिसमें आप वर्कशीट को सेव करना चाहते हैं।
9. फाइल नेंमः बॉक्स में फाइल के लिए एक नया नाम टाइप करें।
10. सेव पर क्लिक करें।
11. एक्सेल में ऑफिस बटन पर क्लिक करें फिर क्लोज पर क्लिक करें।

 डाटाशीट में डाटा एंटर करना (Entering Data in a Datasheet) डाटाशीट में डाटा एंटर करने के 2 स्टेप्स होते हैं। ये हैः

• सबसे बाएँ कॉलम और सबसे ऊपरी रो में लेबल एंटर करो।
• बाकी के सेल्स में ग्राफ़ किया जाने वाला डाटा एंटर करो।

एक डाटाशीट में डाटा डंटर करने के लिएः

1. कॉलम A के सबसे ऊपरी सेल पर क्लिक करो, और कैटेगरी लेबल सबसे ऊपर की पूरी लाइन में एंटर करो। (ये कैटेगरी, ग्राफ में X-ऐक्सिस के किनारे दिखाई देकी है।
2. डाटा सीरीज का नाम कॉलम के किनारे एंटर करो जो पहले लेबल किए गए सेल से शुरू होगा। प्रत्येक रो, प्रत्येक कैटेगरी के लिए डाटा सीरीज को दर्शाती है।
3. सेल में प्रत्येक कैटेगरी के लिए वैल्यू एंटर करो (देखें चित्र 7.40)

चित्र 7.40 डाटाशीट के सेल में डाटा एंटर करना  अब प्रत्येक सेल में कॉलम के अनुसार नंबर टाइप करो और Enter दबाओ।

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