CCC Opening Spreadsheet Excel 2010 Study Material in Hindi

  CCC Opening Spreadsheet Excel 2010 Study Material in Hindi:- नमस्कार दोस्तों एक फिर से स्वागत करते है आप सभी का (DOEACC NIELIT ) CCC Study Material की Post में जिसमे आज आप सिखने जा रहे है Opening of Spreadsheet Excel 2010 (CCC Study Material in Hindi) | हमने आपको अपनी पिछली Post CCC Question Answer, CCC Question Answer in Hindi को पोस्ट में Ms Word 2010 के Study Material के बाद Question And Answer Question Solved Paper in Hindi में दिए थे हमे उम्मीद है की वो सभी आपने ध्यानपूर्वक पढ़ लिए होंगे | MS EXCEL 2010 CCC Study Material in Hindi की पोस्ट को हम कई भागो में विभाजित करेंगे जो आपको हर रोज एक नई पोस्ट के रूप में मिलेंगे | दोस्तों CCC Study Material Question Answer Notes Syllabus PDF Download को रोज हमारी Website से फ्री में पढ़ते रहिये |

स्प्रेडशीट को खोलना (Opening of Spreadsheet (Excel 2010) (CCC Study Material)

MS एक्सेल २०१० विंडोज ७ ऑपरेटिंग सिस्टम की जरूरत होती है ताकि IBM PC पर रन हो सके | एक्सेल २०१० को विंडोज XP ऑपरेटिंग सिस्टम पर भी रन किया जा सकता है, यदि विंडोज XP पर सर्विस Pack 3 को इनस्टॉल किया गया है | विंडोज 7 में एक्सेल २०१० को स्टार्ट करने के लिए:

1. टास्कबार पर स्थित स्टार्ट बटन को क्लीक करें, ऑल प्रोग्राम को हाईलाईट करें, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पर क्लीक करें, और फिर माईक्रोसॉफ्ट एक्सेल पर क्लीक करें (चित्र 1 में देखें)

चित्र 1. विंडोज 7 में एक्सेल २०१० को स्टार्ट करना विंडोज XP में Excel 2010 को स्टार्ट करना चित्र 2. विंडोज XP में एक्सेल 2010 को स्टार्ट करना

1. टास्कबार पर स्थित स्टार्ट बटन पर क्लीक करें, ऑल प्रोग्राम्स को हाई लाईट करें, माईक्रोसॉफ्ट ऑफिस पर क्लीक करें फिर माईक्रोसॉफ्ट एक्सेल 2010 पर क्लीक करें (चित्र 2 में देखें)

एक्सेल 2010 की इंटरफेस (Excel 2010 Interface) (CCC Study Material in Hindi)

एक्सेल 2010 में माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस फ़्लूएंट इंटरफेस शामिल होती है | जिसमे कस्टमाजेबल विजुअल सिस्टम टूल्स और कमांड्स होते है | चित्र ३ में एक्सेल 2010 एप्लीकेशन विंडो के एलिमेंट्स और एक एक्सेल 2010 वर्कबुक को डिटेल में दिखाया गया है | टाइटल बार एक्सेल 2010 विंडो के टॉप पर, टाइटल बार होती है | टाइटल बार के बाएँ किनारे पर ऑफिस बटन होता है और इसी के पास खुले हुए डॉक्यूमेंट का नाम डिस्प्ले होता है | टाइटल बार के दाएँ किनारे पर मिनीमाइज, रिस्टोर/मैक्सिमाइज और क्लोज बटन होते है | (चित्र ३ में देखें) एप्लीकेशन विंडो इस एप्लीकेशन विंडो के भीतर एक्सेल 2010 रन करता है | क्वीक एक्सेस टूलबार क्विक एक्सेस टूलबार एक कस्टमाइजेबल टूलबार है जिसमे स्थित कमांड्स के सैट उस तबी से स्वतंत्र होते है जो अभी डिस्प्ले हो रहा है | आप उन बटन्स को एड कर सकते है जो कमांड्स को क्विक एक्सेस टूलबार में दिखाते है | आप क्विक एक्सेस टूलबार को एक या दो सम्भावित स्थानों से मूव करा सकते है | डिफ़ॉल्ट से यह टूलबार एक्सेल 2010 विंडो के टॉप पर ही दीखता है | इसमें वो टूल्स होते है जो आप अक्सर प्रयोग करते है जैसे सेव, अन्डू और रिपीट बटन्स (चित्र ३ में देखें) आप क्विक एक्सेस टूलबार को कमांड्स जोड़कर कस्टमाइज् कर सकते है | वर्कबुक विंडो एक विंडो जो एक्सेल 2010 एप्लीकेशन विंडो के भीतर होती है, जिसमे एक वर्कशीट, चार्ट या दय्लोग बॉक्स होते है, वर्कबुक विंडो कहलाती है | फाइल टैब फाइल टैब एक कलर्ड टैब है जो माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2010 प्रोग्राम्स के उपरी बाएं कोने में और क्विक एक्सेस टूलबार के निचे स्थित होता है | जब आप फाइल टैब पर क्लीक करते है, तो आप बैक स्टेज व्यू देख सकते है | फाइल टैब ने एक्सेल 2007 के ऑफिस बटन को रिप्लेस किया है | इसमें व्यू, ओपन सेव, सेव एज और प्रिंट आदि कमांड होते है | एक्टिव वर्कबुक एक्सेल 2010 वर्कबुक विंडो जो एंट्रीज और कमांड्स एक्सेप्ट करती है | इनैक्टिव वर्कबुक एक विंडो जिसमे एक्सेल 2010 की सुचना होती है | यह कमांड्स से प्रभावित नही होती है | इस तरह की विंडो में ग्रे टाइटल बार होता है और यह एक्टिव वर्कबुक विंडो के पीछे होती है |

चित्र ३ एक्सेल 2010 विंडो के एलिमेंट्स

रिबन रिबन, टाइटल बार के ठीक निचे डिस्प्ले होता है रिबन में कमांड्स लॉजिकल ग्रुप्स में व्यवस्थित होते है, जो एक साथ संग्रह करके टैब्स के अंतर्गत रखे जाते है | आप रिबन को एक्टिव टैब पर डबल क्लीक करके छिपा सकते है | अलग-अलग प्रकार के टैब्स जो यहाँ बताये गये है, एक्सेल 2010 के रिबन में उपलब्ध है | होम टैब: जब आप एक्सेल 2010 खोलते है, टैब होम टैब एक्टिव हो जाता है | इसमें वर्कशीट कंटेंट्स से सम्बन्धित बटन्स होते है जैसे एंटरिंग, एडिटिंग एवं डाटा फोर्मेटिंग | यह 7 ग्रुप्स में विभाजित है, क्लिपबोर्ड, फॉण्ट, एलाइनमेंट, नम्बर, स्टाइल, सेल्स और एडिटिंग | इन्सर्ट टैब : इसमें उन आइटम्स से सम्बन्धित बटन्स होते है जिन्हें आप वर्कशीट में इन्सर्ट कर सकते है | इस टैब के ग्रुप्स है टेबल, इलस्ट्रेशनस (पिक्चर; क्लिपआर्ट), चार्ट्स, स्पार्कलाइन्स, फिल्टर, लिंक्स, टेक्स्ट और सिम्बल्स | पेज लेआउट टैब : इसे वर्कशीट की दिखावट से सम्बन्धित बटन्स होते है | यह टैब पांच ग्रुप्स में विभाजित रहता है अर्थात थीम्स, पेज सैटअप, स्केल टू फिट, शीट विक्प और अरेंज | फ़ॉर्मूला टैब :  इसमें फंक्शनस से सम्बधित बटन्स होते है | इस टैब के ग्रुप्स है फंक्शन्स लाइब्रेरी, डिफाइंड नेम्स, फ़ॉर्मूला ऑडिटिंग एवं कैलकुलेशन | डाटा टैब : इसमें डाटा एनालिसिस से सम्बन्धित बटन्स होते है | इस टैब्स के गुप्र्स है गेट एक्सटर्नल डाटा, कनेक्शन्स, शोर्ट एवं फिल्टर, डाटा टूल्स एवं आउटलाइन एंड एनालिसिस | रिव्यू टैब: इसमें सिक्योरिटी और एक्यूरेट डाटा से सम्बधित बटन्स होते है | फ्रुफिंग, लैंग्वेज कमेंट्स और चेंजेस इस टैब के ग्रुप्स है | व्यू टैब : इसमें वर्कशीट के व्यू से सम्बन्धित बटन्स होते है अर्थात आप वर्कशीट को कैसे देखना चाहते है | इस टैब के ग्रुप्स है वर्कबुक व्यू, शो/हाइड, ज़ूम, विंडो | डेवलपर टैब: इसमें मैक्रोज को बनाने, रन करने और एडिट करने से सम्बन्धित बटन्स होते है | इसमें इम्पोर्ट XML (extensible Markup Language), वर्कशीट व्यू, कोड एड आईएनएस कंट्रोल्स, XML और मॉडिफाई आदि ग्रुप्स होते है | स्क्रॉलबार स्क्रॉलबार बाई और वर्टिकल स्क्रॉलिंग के लिए एवं निचे दाई और होरिज़ॉंटल स्क्रॉलिंग के लिए दिखाई देता है |

• एक बार में एक सेल स्क्रॉल करने कल इए स्क्रॉल बटन पर, स्क्रॉलबार के कोने में दिखाए गये एरो से क्लीक करो |
• ज्यादा स्क्रॉल करने के लिए, स्क्रॉलबार में स्क्रॉल बटन को ड्रैग करो |

स्क्रॉलबार रिप्लटबार, वर्टिकल स्क्रॉलबार के उपर स्थित होता है और होरिज़ॉंटल स्क्रॉल बार के दाई और | वर्टिकल स्क्रॉलबार पर स्थित स्प्लिट बटन पर डबल क्लीक करो | यह शीट को होरिज़ॉंटल स्प्लिट कर देता है | टैब स्क्रॉलिंग बटन्स ये वर्कशीट स्क्रॉल करने के लिए, शीट टैब के बाई और स्थित एरो बटन है |

• शीट टैब्स के बिच में स्क्रॉल करने के लिए, जिस डायरेक्शन में आप स्क्रॉल करना चाहते है उसके अनुसार एक एरो पर क्लीक करो |
• बाई या दाई तरफ एक बार में एक शीट टैब स्क्रॉल करने के लिए, बीच वाले टैब स्क्रॉलिंग बटन् पर क्लीक करो |
• बाई या दाई और, शीट टैब्स के एक ग्रुप में स्क्रॉल करने के लिए, बाएँ और दाएँ कोने पर स्थित टैब स्क्रॉल बटन पर क्लीक करो |
• वर्कबुक में, शीट्स की लिस्ट प्रदर्शित करने के लिए, एक टैब स्क्रॉलिंग बटन पर राईट क्लीक करो जिसमे मेन्यु प्रदर्शित हो |

शीट टैब्स टैब, वर्क बुक विंडो के निचे की और होता है जो वर्कशीट का नाम प्रदर्शित करता है | शीट टैब पर क्लीक करके आप अगली शीट पर जा सकते है | शॉर्टकट मेन्यु प्रदर्शित करने के लिए शीट टैब पर राईट क्लीक करो | शीट टैब्स में स्क्रॉल करने के लिए, स्क्रॉलिंग बटन्स का प्रयोग करो | नेम बॉक्स नेम बॉक्स, फ़ॉर्मूला बार के बाएँ किनारे पर होता है | यह सिलेक्टेड सेल, चार्ट आइटम या ड्रोविंग ओब्जेक्त की पहचान करता है | फ़ॉर्मूला बार फ़ॉर्मूला बार, एक कांस्टेंट वैल्यू या फ़ॉर्मूला, जो एक्टिव सेल में प्रयोग होता है, प्रदर्शित करता है | फ़ॉर्मूला बार का प्रयोग, सेल कंटेंट्स को एडिट करने में भी होता है | शॉर्टकट मेन्यु शॉर्टकट मेन्यु, सिलेक्टेड आइटम या ऑब्जेक्ट्स से सम्बन्धित अक्सर इस्तेमाल होने वाले कमांड्स को प्रदर्शित करने के लिए बने होते है | स्क्रीन टिप्स (Screen Tips) स्क्रीन टिप्स कमांड बटन के नाम दिखाता है, जो रिबन में दिए गये है | स्क्रीन टिप्स एक छोटी से विंडो में दिखाए जाते है जो टूलबार बटन पर आपके माउस पॉइंटर को पोजीशन करते ही दिखाई देती है | एन्हांस्ड स्क्रीन टिप बड़ी विंडोज है जो एक स्क्रीन टिप सेअधिक विवरणात्मक टेक्स्ट डिस्प्ले करती है और ये एक हेल्प टॉपिक से लिंग भी हो सकती है | स्टेट्स बार (Status Bar) स्टेट्स बार एक्सेल 2010 विंडो के निचे दिखाई देता है | यह एक सिलेक्ट किये गये कमांड या चल रहे कायर के बारे में सुचना देता है |नोट करें की स्टेट्स बार के दी और ज़ूम स्लाइडर, अलग-अलग व्यू टूल्स जैसे नॉर्मल पेज लेआउट और पेजब्रेक व्यू दिखाए जाते है | एक नई वर्कबुक बनाना (Creating a New Workbook) एक नई वर्कबुक बनाने के लिय:

1. चित्र 4 में दिखाए अनुसार फाइल टैब पर क्लीक करें, अवेलेबल टेम्पलेट्स के अंतर्गत न्यू सिलेक्ट करें, ब्लैक वर्कबुक पर क्लीक करें, फिर क्रिएट बटन पर क्लीक करें या Ctrl + N कीज एक साथ दबाएँ |

चित्र 4. फाइल टैब Note : – आप एक ब्लेंक वर्कबुक बना सकते है या एक मौजूद वर्कबुक के आधार पर नई वर्कबुक बना सकते है डिफ़ॉल्ट वर्कबुक टेम्पलेट या अन्य टेम्पलेट के आधार पर भी नई वर्कबुक बने जा सकती है |

एक वर्कबुक को खोलना (Opening a Workbook) CCC Study Material in PDF Download)

एक वर्कबुक खोलने के लिए:

1. चित्र 4 की तरह से फाइल टैब पर अच्लिक करें | ओपन चने या Ctrl + N कीज एक साथ दबाएँ | चित्र 5 की तरह से ओपन डायलोग बॉक्स दिखाई देगा |
2. इस डायलोग बॉक्स में, ड्राइव या फोल्डर का नाम चुनें, जिसमे वर्कबुक होती है | आवयश्क वर्कबुक खोजने के बाद इसे सिलेक्ट करें |
3. OK पर क्लीक करो |

एक से अधिक वर्कबुक एक साथ खोलने के लिए:

1. सिंगल वर्कबुक खोलने के स्टेप्स 1 और 2 दोहराओ
2. एक फाइल के नाम पर क्लीक करो, फिर Ctrl key दबाएँ रख कर दूसरी फाइल का नाम दबाव और Enter key दबाओ |

वर्कबुक को सेव करना (Saving a Workbook) एक्सेल में वर्कबुक सेव करने के 2 कमांड्स है | सेव कमांड का प्रयोग एक मौजूद वर्कबुक को सेव करने के इएय होता है, सेव एज कमांड का प्रयोग वर्कबुक को पहली बार सेव करते समय होता है या जब आप वर्कबुक को एक नए नाम से सेव करते है तब होता है | पहली बार वर्क बुक को सेव करने के लिए:

1. फाइल मेन्यु पर क्लीक करो और सेव एज….चुनो | चित्र 6 की तरह से सेव ऐज डायलोग बॉक्स खुलेगा
2. सेव इन………..बॉक्स में, जहाँ आप फाइल सेव करना चाहते है उस लोकेशन को बताओ |
3. फाइल नेम: बॉक्स में फाइल का नाम दो |
4. सेव ऐज टाइप: बॉक्स में फाइल की टाइपिंग बताओ |
5. सेव बटन पर क्लीक करो |

चित्र 5 : ओपन डायलोग बॉक्स चित्र 6 : सेव ऐज डायलोग बॉक्स

Þ     एक्सेल 2010 वर्कशीट को .xlsx एक्स्टेंशन के साथ सेव किया जाता है जो यह बताता है की इसमें XML आधारित फी फ़ॉर्मेट का प्रयोग किया जाता है |

एक वर्कबुक विंडो को क्लोज करना जब आप चार्ट या वर्कशीट को प्रयोग करना खत्म कर देते है, तो इसकी विंडो को क्लोज करना होता है | यदि आपने, वर्कबुक को पिछली बार सेव करने के बाद कोई भी परिवर्तन किया है, तो एक्सेल एक एलर्ट डायलोग बॉक्स दिखाता है, जैसा चित्र 7 में दिखाया गया है | इसमें यह पूछा जाता है की क्या क्लोजिंग से पहले अआप अपना कार्य सेव करना चाहते है? चित्र 7. एलर्ट डायलोग बॉक्स एक वर्कबुक में एक फाइल को क्लोज करने के लिए:

1. फाइल मेन्यु पर क्लीक करो और क्लोज चुनो | या मेन्यु बार के दाएँ किनारे पर स्थित क्लोज बटन पर क्लीक करो या टाइटल बार के बाई और स्थित कण्ट्रोल आयकन पर डबल क्लिक करो | विंडो तभी बंद होगी जब इसमें, अंतिम बार सेव करने के बाद से, कोई परिवर्तन नही किये गये होंगे |
2. यदि अंतिम बार सेव करने के बाद से अब तक आपने कोई भी परिवर्तन किया है तो एलर्ट बॉक्स दिखेगा | इस डायलोग बॉक्स में No चुनो यदि आप फाइल का बदला रूप सेव करना नही चाहते है, और Yes चुनो यदि आप अपने किये हुए परिवर्तन को सेव करना चाहते है | एक नया फाइल नेम टाइप करो और सेव बटन पर क्लीक करो |

एक्सेल 2010 प्रोग्राम को क्विट करना (Quitting Excel 2010) CCC Notes 

Excel 2010 क्विट करने के लिए: 

1. फाइल मेन्यु पर क्लीक करो और क्लोज कमांड चुनो | या उपरी दाएँ कोने पर स्थित क्लोज बटन (X) पर क्लीक करो या Alt + F4 दबाओ या टाइटल बार के बाई और स्थित कण्ट्रोल आयकन पर डबल क्लीक करो |
2. जब सभी वर्कबुक क्लोज हो जाती है, तो एक्सेल विंडो बंद हो जाती है और एप्लीकेशन टर्मिनेट (terminate) हो जाता है |

एक स्प्रेडशीट को प्रिंट करना (Printing a Spreadsheet) (CCC Notes in Hindi)

किसी भी खुली हुई वर्कशीट को प्रिंट करने का सबसे आसान तरीका है प्रिंट विकल्प को बैक स्टेज व्यू से चुनना या क्विक एक्सेल टूलबार से प्रिंट प्रीव्यू और प्रिंट बटन पर क्लीक करना | एक्सेस 2010 में, आप पूरी वर्कशीट और वर्कबुक्स या उनका कुछ भाग प्रिंट कर सकते है इन्हें एक एक करके या कुछ को एक साथ भी प्रिंट कर सकते है | और यदि प्रिंट किया जाना वाला डाटा माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल टेबल में है, तो आप प्रिंट एरिया साईट करके सीधे एक्सेल टेबल को ही प्रिंट कर सकते है |

Þ     आप वर्कबुक को प[प्रिंटर पर प्रिंट करने के बदले एक फाइल में प्रिंट कर सकते है | यह तभी उपयोगी होता है जब आपको वर्कबुक को एक अलग तरह के प्रिंटर पर प्रिंट करना पड़ता है जो पहले इस्तेमाल किये जा रहे प्रिंटर से अलग होता है |

एक स्प्रेडशीट प्रिंट करने के लिए:

1. उस वर्कबुक शीट को खोलें जिसे आप प्रिंट करना चाहते है |
2. फाइल टैब पर क्लीक करें और प्रिंट कमांड चुनें (देखें चित्र 8) या Ctrl + Shift + F2 कीज को एक साथ दबाएँ |

चित्र 8 : बैक स्टेज व्यू में प्रिंट कमांड

3. प्रिंट बैक स्टेज व्यू दिखाई देता है | यहाँ पर प्रिंट आयकन पर क्लीक करें |
4. प्रिंट बैक स्टेज व्यू क्लोज होता है और स्टेट्स बार में प्रिंट जॉब की प्रोसेस डिस्प्ले होती है |

चित्र 9 में बैक स्टेज प्रिंट विक्प दिखाए गये है और इनका निम्न टेबल में वर्णन किया गया है | चित्र 9 प्रिंट विकल्प

विकल्प	फंक्शन
कॉपीज	प्रिंट की जाने वाली कॉपीज की संख्या निर्धारित करता है |
प्रिंटर सैक्शन	यह सैक्शन एक ड्राप डाउन लिस्ट में से सिलेक्टेड प्रिंटर को शो करता है | क्यू स्टेट्स को प्रिंटर करता है, टाइप करता है, कौन सा प्रिंटर पोर्ट प्रयोग हो रहा है यह बताता है और क्या प;रिन्त्र व्यस्त है या खाली, यह भी दिखाता है | प्रिंटर दरो डाउन लिस्ट में से मनचाहा पप्रिंटर चुनें |
प्रिंट टू फाइल	इस विकल्प को चुनें ताकि सिलेक्ट किये गये प्रिंटर के इए एक डिस्क फाइल तैयार की जा सके |
सैटिंग्स	यह सैक्शन पेज सैटअप विक्प दिखाता है जैसे पेज ओरिएंटेशन, पेपर साइज़ और पेज मार्जिन्स ये विकल्प निचे वर्णित किये गये है |
प्रिंट व्हाइट विकल्प : प्रिंट एक्टिव शीट्स पूरी वर्कबुक प्रिंट करना प्रिंट सिलेक्शन इग्नोर प्रिंट एरिया	केवल सिलेक्टेड वर्कशीट्स ही प्रिंट होती है | अभी जो वर्कबुक खुली है उसे प्रिंट करता है | सिलेक्ट किये गये सेल्स को प्रिंट करता है | इस विकल्प को चुनें यदि आप चाहते है की जो प्रिंट एरिया आपने चुना है उसे अनदेखा किया जाए
पेजेस फ्रॉम:/टू:	इस विकल्प को चुने यदि आप उन पेजेस को प्रिंट करना चाहते है जिन्हें आपने चुना है |
कोलेट	इस विकल्प को चुनें ताकि मल्टीप्ल कॉपीज को प्रिंट एवं कोलेट कर सकें |
पेज ओरिएंटेशन	यह आपको पेज का ओरिएंटेशन बदलने की अनुमति देता है अर्थात पोट्रेट (वर्टिकल) या लैंड स्कप (होरिज़ॉंटल)
पेज साइज़	यह आपको पेपर साइज़ चुनने में मदद करता है |
मार्जिन्स	यह आपको पेजेस की मार्जिन सैट करने में मदद करता है |
स्केलिंग	यह आपको वर्कशीट की साइज़ एडजस्ट करने में मदद करता है |

एक वर्कशीट के प्रिंटिंग सैक्शन या कई वर्कशीट्स के प्रिंटिंग सैक्शन मान लो की अप के पास एक वर्कशीट में एक साल से डाटा जमा हो रहा है, लेकिन आप केवल एक महीने का ही डाटा प्रिंट करना चाहते है तो इस तरीके का प्रयोग करो | एक वर्कशीट के एक सैक्शन को प्रिंट करने के लिए:

1. प्रिंट किये जाने वाले सेल्स की रेंज को सिलेक्ट करो |
2. प्रिंट व्हाईट के अंतर्गत सैटिंग सैक्शन के अंदर प्रिंट बैक स्टेज विंडो में प्रिंट, सिलेक्शन को चुनो ताकि चुने गये सेल्स को प्रिंट किया जा सके | एक्सेल, किसी भी सैट किये गये प्रिंट एरिया को अनदेखा करके, सिलेक्ट किये गये रेंज को ही प्रिंट करता है | (चित्र 9 देखें) |

एक कमांड द्वारा कई वर्कशीट्स को प्रिंट करने के लिए:

1. आप जो भी शीट्स प्रिंट करना चाहते है उन्हें सिलेट करो |
2. प्रिंट व्हाइट ड्राप डाउन लिस्ट के अंतर्गत सैटिंग सैक्शन में से प्रिंट बैक स्टेज विंडो में प्रिंट एक्टिव शीट (print active sheet) आप्शन को चुनो | (सभी वर्कशीट एक ही वर्कबुक में होनी चाहिए)

सेल्स की एड्रेसिंग करना (Addressing of Cells) एक स्प्रेडशीट में रूज और कॉलम्स होते है जो मिलकर सेल्स बनाते है | सेल एक बॉक्स होता है जहाँ आप डाटा एंट्र कर सकते है | कॉलम्स सेल्स की वर्टिकल लाइन्स बनांते है जब की रोज सेल्स की होरिज़ॉंटल लाइन्स बनाती है | सेल, रोज और कॉलम्स का इंटरसैक्शन होता है | एक सेल की लोकेशन या एड्रेस का वर्णन करने के लिए, हमे उन कॉलम्स और रो का नाम लिखना पड़ता है जिनके इनरसेक्शन से यह सेल बना है | चित्र 10 में कॉलम C और रोज ३ का इंटरसैक्शन है C3 | यहाँ C3 को एक सेल खा जाता है और C3 इसका एड्रेस कहलता है |  चित्र 10 : एक वर्कशीट में सेल्स के दो प्रकार के डाटा हो सकते है | कांस्टेंट वैल्यू : कांस्टेंट वैल्यू एक डाटा होता है जो आप सीधे सेल में ही टाइप करते है | यह एक नंबर एक डेट, टाइम, करेंसी, परसेंटेज, फ्रैक्शन या टेक्स्ट कुछ भी हो सकता है | कांस्टेंट वैल्यूज तब तक नही बदलती है जब तक हम उन्हें एडिट नही करते है | फ़ॉर्मूला : एक फ़ॉर्मूला, वैल्यूज सेल रेफ्रेंसेज, नेम्स, फंक्शन या ऑपरेटर्स की एक सिक्वेंस होता है जो मौजूद वैल्यू में से एक नई वैल्यू प्रस्तुत करता है | फ़ॉर्मूलाज हमेशा इक्वल चिह्न (=) से शुरू होते है | एक वैल्यू जो फ़ॉर्मूला के परिणाम स्वरूप मिलती है, ऑटोमैटिक रूप से टैब बदल जाती है जब वर्कशीट में फ़ॉर्मूला में शामिल अन्य वैल्युज बदलती है | MS एक्सेल आपको न्यूमेरिकल डाटा पर कैलकुलेशनस करने में मदद करता है | उदाहरण के लिए, आपको या तो कुछ डाटा का सम (Sum) निकालना है या फ़ॉर्मूलाज के कुछ कॉम्पलेक्स सैट के द्वारा कैलकुलेट करना है तो एक्सेल तुरंत आपको उत्तर दे देगा | फ़ॉर्मूलाज का प्रयोग करके, आप कुशलतापूर्वक अपने बिजनेस या पर्सनल फैनेंसेज का ट्रेक रख सकते है | सेल एड्रेस A1 से A10 तक के नंबर्स का सम निकालने के लिए, फ़ॉर्मूला इस प्रकार होगा: =A1 + A2 + A3 + A4 + A5 + A6 + A7 + A8 + A9 + A10 फंक्शन, फ़ॉर्मूला का शॉर्टकट होता है | उदाहरण के लिए सेल एड्रेस A1 से A10 तक के नंबर्स का सम कैलकुलेट करने के लिए जो फंक्शन इस्तेमाल होगा वह इस प्रकार है | =SUM (A1:1A0) दो डॉट्स (J सेल एड्रेस के एक ग्रुप की और इशारा करती है | एक फ़ॉर्मूला की अपेक्षा एक फंक्शन लिखना ज्यादा आसान है | सेल एड्रेसेस का प्रयोग करने वाले फ़ॉर्मूलाज (Formulas Using Cell Addresses) एक फ़ॉर्मूला में वैल्यूज या नंबर के बदले से एड्रेसेज भी हो सकते है | इस स्थिति में, फ़ॉर्मूला, इसमें शामिल से एड्रेस के कंटेंट्स पर एप्लाई होता है | सेल एड्रेसेज को एक फ़ॉर्मूला में उन्हें टाइप या हाईलाईट करके शामिल किया जा सकता है | एक फ़ॉर्मूला में, सेल एड्रीसेज को नंबर्स, मैथमैटिक्ल ऑपरेटर्स और फंक्शन्स के साथ प्रयोग किया जाता है | उदाहरण के लिए मजान लो की सेल एड्रेस B20 के कंटेंट्स को सेल एड्रेस D13 से जोड़ा जाना है तो निम्न फ़ॉर्मूला टाइप करो : =B20 + D 13 यदि एक फ़ॉर्मूला में कई सारे ऑपरेटर्स होते है, तो एक्सेल एक प्रीसैट ऑर्डर में कैलकुलेशनस प्रदान करता है अर्थात एडिशन (addition) से पहले मल्टीप्लिकेशन (multiplication) किया जाता है | उदाहरण के लिए, फ़ॉर्मूला 2 * 3 + 4 में पहले 2 और 3 को मल्टीप्लाई किया जाता है फिर उसके प्रोडक्ट (product) में 4 को जोड़ा जाता है | अत: रिजल्ट 10 आना चाहिए 14 नही |

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